Việc sử dụng hóa đơn giấy có thể tiêu tốn đến hàng tỷ tờ hóa đơn mỗi năm. Chưa kể đến các rủi ro về mất mát trong quá trình bảo quản hóa đơn khiến tiêu tốn một lượng rất lớn nguồn lực đối với các doanh nghiệp và nền kinh tế. Hóa đơn điện tử là giải pháp thay thế hoàn hảo, chúng ta hãy cùng tìm hiểu thông qua bài viết sau đây.
1. Tình hình sử dụng hóa đơn giấy ở Việt Nam
Mỗi hóa đơn gồm 2-3 liên, trong khi đó cả nước đang sử dụng khoảng 4 tỉ hóa đơn mỗi năm. Nếu không áp dụng hóa đơn điện tử, thì chỉ thời gian ngắn nữa hàng năm sẽ sử dụng 7-8 tỷ hóa đơn và số lượng hóa đơn phải sử dụng hàng năm tiếp tục tăng cao do số lượng doanh nghiệp gia tăng, hoạt động sản xuất, kinh doanh phát triển; giao dịch hàng hóa, dịch vụ tăng không ngừng.
Bộ Tài chính đang xây dựng Nghị định thay thế Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và sẽ trình Chính phủ thông qua trong thời gian tới để kịp thời thực hiện kể từ 1/1/2018. Đây chỉ là một trong hàng trăm nghị định được Chính phủ ban hành nhằm cải cách thủ tục hành chính, tiết giảm chi phí thời gian, công sức, tiền bạc cho doanh nghiệp; cải thiện môi trường tự do kinh doanh.
Tuy nhiên, theo ông Đậu Anh Tuấn, Trưởng ban Pháp chế, VCCI, đây là một trong những nghị định quan trọng nhất trong đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, tiết giảm chi phí kinh doanh, thời gian công sức cho cả xã hội chứ không riêng gì doanh nghiệp và cơ quan thuế.
“Không những thế, Nghị định quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ mới hướng đến bắt buộc doanh nghiệp, cơ sở sản xuất, kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy truyền thống góp phần không nhỏ trong việc bảo vệ môi trường vì mỗi năm sẽ không phải sản xuất hàng tỷ hóa đơn giấy để sử dụng. Không sử dụng hóa đơn giấy sẽ bảo vệ được môi trường do không phải sử dụng nguyên liệu để sản xuất giấy, bên cạnh đó còn tiết kiệm được rất nhiều mực in, máy móc thiết bị phục vụ in, tủ hồ sơ, nhà kho lưu dữ, bảo quản hóa đơn”, ông Tuấn nói.
“Hiện tại mỗi năm cả nước sử dụng khoảng 4 tỷ hóa đơn, mỗi hóa đơn 2-3 liên, tức là mỗi năm phải in trên 10 tỷ tờ hóa đơn. Nếu không áp dụng hóa đơn điện tử, thì chỉ thời gian ngắn nữa hàng năm sẽ sử dụng 7-8 tỷ hóa đơn và số lượng hóa đơn phải sử dụng hàng năm tiếp tục tăng cao do số lượng doanh nghiệp gia tăng, hoạt động sản xuất, kinh doanh phát triển; giao dịch hàng hóa, dịch vụ tăng không ngừng. Đây là khoản chi phí vô cùng lớn của nền kinh tế, làm gia tăng áp lực cho cả doanh nghiệp lẫn cơ quan thuế trong việc in ấn, quản lý, sử dụng, kiểm tra, giám sát”, bà nguyễn Thị Thu Hà, Trưởng phòng Thuế giá trị gia tăng, Vụ Chính sách thuế, Tổng cục Thuế nhấn mạnh về việc phải chuyển hóa đơn giấy bằng hóa đơn điện tử càng sớm càng tốt.
2. Giải pháp hóa đơn điện tử có ưu điểm gì so với hóa đơn giấy
Nhận rõ tính ưu việt của hóa đơn điện tử nên ngay từ năm 2011, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 32/2011/TT-BTC về hóa đơn điện tử và năm 2015 ban hành Quyết định 1209/QĐ-BTC về thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
Theo quy định tại điều 3 Thông Tư 32/2011/TT-BTC đã giải thích khái niệm về hóa đơn điện tử như sau: “Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”
Hóa đơn điện tử bao gồm :
- Hóa đơn xuất khẩu
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng
- Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Như vậy, hóa đơn điện tử xuất hiện trong tất cả các lĩnh vực sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế hiện tại.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp DN tiết kiệm được thời gian (giảm tới 70% các bước quy trình phát hành và 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn)... Khi sử dụng hóa đơn điện tử, DN không cần chờ đợi nhận được hóa đơn theo đường bưu điện như cách làm truyền thống. Chỉ trong vài cú nhấp chuột, người mua hàng sẽ nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào nếu có internet.
DN cũng không lo tình trạng bị thất lạc hóa đơn trong khi chờ chuyển phát. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp DN giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy như: Chi phí giấy in, mực in, chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng và đặc biệt là giảm chi phí lưu trữ hóa đơn; Đồng thời, giảm thời gian tìm kiếm hóa đơn; tăng cường khả năng bảo mật; giúp việc lưu trữ, quản lý hóa đơn vĩnh viễn; không có rủi ro mất, nhàu nát như khi lưu trữ hóa đơn giấy...
Bên cạnh đó, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp DN giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế. Khi DN sử dụng hóa đơn điện tử, cơ bản các thủ tục hành chính thuế của DN cũng được thực hiện điện tử. Theo đó, DN chỉ cần thông báo qua mạng gửi đến cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử và được sử dụng ngay sau khi thông báo được chấp nhận.
Cùng với đó, DN không phải đăng ký
mẫu hóa đơn điện tử, không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế do phần mềm tạo hóa đơn điện tử cho phép tự xác định số lượng hóa đơn điện tử sử dụng.
Đây là nội dung khác biệt so với việc sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, thay cho việc DN phải gửi mẫu hóa đơn và hàng quý phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế. Việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp DN giảm bớt thời gian lập tờ khai thuế giá trị gia tăng so với sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in vì phần mềm tạo hóa đơn tự động kết chuyển số liệu vào tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Với việc hóa đơn điện tử sẽ dần thay thế vị trí của hóa đơn giấy trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, công tác quản lý của cơ quan thuế được thực hiện theo hướng hiện đại hóa trên cơ sở áp dụng công nghệ thông tin để thu thập, tổng hợp, báo cáo dữ liệu từ hóa đơn điện tử, thay vì các phương pháp thủ công như sử dụng hóa đơn giấy. Việc sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp ngành Thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; hỗ trợ, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro DN, cá nhân kinh doanh.
Bên cạnh đó, giúp cơ quan Hải quan tại các cửa khẩu, sân bay nhanh chóng có thông tin để thực hiện hoàn thuế. Ngoài ra, cơ quan Thuế và các cơ quan khác của Nhà nước không tốn chi phí thời gian đối chiếu hóa đơn. Hiện nay, khi kiểm tra hoàn thuế giá trị gia tăng và kiểm tra thuế thu nhập DN, cơ quan Thuế và cơ quan khác của Nhà nước đều thực hiện đối chiếu hóa đơn, đây là công việc bắt buộc.
Thông thường, thời gian để cơ quan Thuế có được kết quả đối chiếu hóa đơn là khoảng 10 ngày làm việc. Tuy nhiên, khi DN sử dụng hóa đơn điện tử, thông tin về hóa đơn của DN được tập trung tại cơ quan thuế một cách liên tục nên cơ quan thuế có ngay thông tin về doanh thu, chi phí hàng ngày của DN, kịp thời phát hiện ra những bất thường khi DN xuất hóa đơn.
Ngoài những lợi ích trên, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp cơ quan thuế kịp thời ngăn chặn hóa đơn của các DN bỏ trốn, mất tích, khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn, tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các DN, thúc đẩy thương mại điện tử phát triển. Đồng thời, sử dụng hóa đơn điện tử góp phần bảo vệ môi trường; khắc phục được trình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn - lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên.
3. Phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay
Phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice được cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là một trong những phần mềm phổ biến nhất hiện nay và được nhiều doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam lựa chọn.
3.1. Về tính năng cơ bản
Những tính năng cơ bản của Einvoice đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn tại doanh nghiệp theo quy định, gồm có:
- Tạo lập – Phát hành – Điều chỉnh – Thay thế – Xóa bỏ hóa đơn
- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…
- Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan
- Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn
- Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên
- Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ
Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice tích hợp đầy đủ các tính năng cho quy trình tạo lập, gửi hóa đơn cho khách hàng bằng phương tiện điện tử, giúp giảm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp.
E-Invoice hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn: 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, … theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế. Phần mềm còn cho phép doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hoá đơn, chủ động đưa hình ảnh thương hiệu của đơn vị mình lên hóa đơn. Với phần mềm E-Invoice, doanh nghiệp được hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng ngay trên phần mềm và theo đúng quy định.
3.2. Một số tính năng nâng cao
Những tính năng nâng cao đã làm nên nét độc đáo của phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice và trở thành sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Có thể thể kể đến những tính năng vô cùng hấp dẫn như:
- Đa dạng hình thức tích hợp hóa đơn điện tử với những phần mềm quản lý có sẵn
- Truyền nhận dữ liệu hóa đơn giữa nhiều điểm xuất hóa đơn, giữa nhiều cấp quản lý
- Xử lý chính xác lượng hóa đơn điện tử lớn, liên tục 24/7
- Tính năng phân quyền và quản lý nhiều cấp phù hợp mô hình tổ chức
- Cổng ký tiện dụng: Một chữ ký số dùng cho nhiều điểm xuất hóa đơn
- Phê duyệt hóa đơn, gửi xác thực cùng lúc nhiều hóa đơn
3.3. Về khả năng tích hợp với hệ thống có sẵn
Einvoice được đội ngũ kĩ sư giàu kinh nghiệm phát triển và có khả năng tích hợp dễ dàng vào các hệ thống có sẵn của doanh nghiệp như ERP, CRM, phần mềm hế toán…
3.4. Về tính bảo mật hệ thống
Thông tin chính là tài sản có giá trị nhất trong kỉ nguyên của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4. Hiện nay, ngày càng nhiều tài sản thông tin của doanh nghiệp được lưu trữ và kết nối với nhau trên các hệ thống phần mềm. Điều này mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng khiến vấn đề bảo mật hệ thống trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Nắm bắt được điều này, phần mềm Einvoice được tích hợp công nghệ Blockchain để nâng cao tính bảo mật cho hệ thống.
3.5. Về giao diện và trải nghiệm người dùng
Giao diện người dùng được thiết kế nhằm nâng cao trải nghiệm người dùng trên các thiết bị và nền tảng khác nhau.
Kết luận
Như vậy, bài viết từ Doanh nghiệp 4.0 đã trình bày những lợi ích của giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đối với nền kinh tế.
Để được tư vấn và đăng ký dùng thử
phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
