Nhiều doanh nghiệp đang tiến hành quá trình chuyển đổi số sang sử dụng hóa đơn điện tử trong quản lý chứng từ của doanh nghiệp. Vậy, doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện gì để có thể được Cơ quan Thuế cho phép sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp? Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu thông qua bài viết sau đây từ Doanh Nghiệp 4.0.
1. Một số điều kiện doanh nghiệp cần đáp ứng
Để tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh cần đảm bảo đủ các điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử. Những điều kiện này được quy định rõ tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, cụ thể như sau:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng, thiết bị đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Có đội ngũ triển khai hóa đơn điện tử đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật
- Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu và có quy định sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố, đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
2. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để được chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử
Để có thể sử dụng hóa đơn điện tử, trước tiên doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và nộp cho cơ quan thuế. Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn bao gồm:
- Thông báo phát hành hóa đơn theo Mẫu TB01/AC (ban hành theo Thông tư số 26/2015/TT-BTC).
- Hóa đơn mẫu (do nhà in cung cấp)
- Quyết định của cơ quan thuế về việc cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đặt in.
3. Bạn có thể nộp hồ sơ thông báo như thế nào?
Sau khi đã chuẩn bị xong hồ sơ thông báo phát hành, bạn sẽ tiến hành thông báo phát hành như sau:
- Bước 1: Làm thông báo phát hành trên phần mềm Hỗ trợ kê khai (KTKK).
- Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành trên website http://nhantokhai.gdt.gov.vn.
- Bước 3: Nộp hóa đơn mẫu qua mạng cũng trên website http://nhantokhai.gdt.gov.vn.
Khi đã hoàn thành xong việc thông báo phát hành thì bạn chỉ cần chờ kết quả từ cơ quan thuế.
Kết luận
Hy vọng rằng bài viết từ Doanh nghiệp 4.0 đã đem đến những thông tin hữu ích đến quý độc giả.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký trải nghiệm miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
