Quy định về hoạt động sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp ~ Doanh nghiệp 4.0

Hiện nay, nhu cầu triển khai hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp đang ngày càng nở rộ. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp chỉ chú ý đến việc nhanh chóng triển khai hóa đơn điện tử mà quên mất rằng việc đầu tiên mà họ cần làm là nắm thật vững các quy định sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là cách để doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý liên quan đến việc quản lý hóa đơn, chứng từ với các phần mềm hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp 4.0 trân trọng gửi đến quý độc giả bài viết "Quy định về hoạt động sử dụng hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp".

1. Thế nào là sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp?

Một số tiêu chí để đánh giá việc sử dụng hóa đơn điện tử có hợp pháp hay không gồm:

Sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp là việc sử dụng HĐĐT có đăng ký rõ ràng.
Đơn vị sử dụng HĐĐT phải đáp ứng đầy đủ điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn.
Nội dung hóa đơn phải tuân theo các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử.

2. Thế nào là sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp?

Trong trường hợp bạn không đăng ký với Cơ quan thuế, điều đó đống nghĩa với việc bạn đang sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp.

Ngoài ra, sử dụng gửi hóa đơn điện tử khi chưa có mã của cơ quan thuế để gửi cho người mua (trường hợp sử dụng HĐĐT có mã) hay gửi HĐĐT không mã của cơ quan thuế cho người mua sau khi có thông báo ngừng sử dụng HĐĐT cũng là bất hợp pháp.

3. Các quy định về sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp và bất hợp pháp doanh nghiệp cần biết

3.1. Các quy định về sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp

Sử dụng HĐĐT được cho là hợp pháp khi tổ chức, doanh nghiệp sử dụng đáp ứng đầy đủ các quy định sử dụng hóa đơn điện tử tại Điều 4, 6, 7, 8 của Nghị định 119/2018 NĐ-CP.

Theo Điều 6 Nghị định 119/2018 NĐ-CP, hóa đơn doanh nghiệp sử dụng hợp pháp phải có các nội dung sau:

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT.
Tổng số tiền thanh toán.
Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.
Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có).
Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Vẫn có một số trường hợp HĐĐT không cần có đầy đủ nội dung trên và khi đó Bộ Tài chính sẽ có hướng dẫn cụ thể.

Các hướng dẫn thực hiện chi tiết về nội dung hóa đơn đã được thể hiện rất rõ trong thông tư quy định về hóa đơn điện tử số 68/2019/TT-BTC.

Ngoài ra, việc sử dụng HĐĐT chỉ có thể hợp pháp khi tuân theo đúng thời điểm lập HĐĐT quy định tại Điều 7 Nghị định 119/2018 và định dạng HĐĐT quy định tại Điều 8 Nghị định 119/2018.

Riêng đối với trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thì phải đảm bảo nguyên tắc riêng quy định trong Điều 4 của Nghị định 119/2018.

3.2. Các quy định về sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp

Tại Khoản 9 và Khoản 10 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ đã quy định sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp với các trường hợp dưới đây:

Sử dụng hóa đơn điện tử khi không đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế.
Gửi hóa đơn điện tử khi chưa có mã của cơ quan thuế để gửi cho người mua, đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Gửi hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế cho người mua sau khi có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Lập khống hóa đơn điện tử.
Dùng hóa đơn điện tử của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác.
Lập hóa đơn điện tử phản ánh giá trị thanh toán thấp hơn thực tế phát sinh.
Dùng hóa đơn điện tử quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông.

Kết luận

Doanh Nghiệp 4.0 đã trình bày xong 3 mục lớn trong bài viết này gồm có:

Thế nào là sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp?
Thế nào là sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp?
Các quy định về sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp và bất hợp pháp

Hy vọng bài viết đã làm sáng tỏ nhiều khúc mắc bấy lâu nay của quý độc giả.