Hóa đơn đầu vào là loại hóa đơn xuất hiện khi doanh nghiệp mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu, sử dụng dịch vụ, nhằm phục vụ mục đích sản xuất, kinh doanh.
>> Tham khảo: Cách xử lý hóa đơn đầu ra bị bỏ sót khi kê khai.
Theo Khoản 3, Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện:
Đảm bảo đầy đủ tin cậy về tính toàn vẹn thông tin trên hóa đơn điện tử khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
Thông tin trên hóa đơn điện tử phải đảm bảo còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
- Thông tin trên hóa đơn điện tử phải đảm bảo có thể truy cập và sử dụng được khi có yêu cầu.
- Nội dung trên hóa đơn điện tử:
- Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
- Thông tin người bán và người mua trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế.
Về nội dung hàng hóa, dịch vụ, hóa đơn điện tử đầu vào cần đảm bảo các nội dung:
- Số thứ tự, tên hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
- Tiền hàng bằng chữ.
- Người mua hàng, người bán hàng.
- Chữ ký và đóng dấu của người bán.
Lưu ý:
Chữ viết trên hóa đơn điện tử đầu vào: Thể hiện bằng tiếng Việt có dấu. Trường hợp cần sử dụng ngoại ngữ thì chữ nước ngoài phải được đặt trong dấu ngoặc đơn hoặc đặt ngay phía dưới phần chữ tiếng Việt, phải để cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
>> Tham khảo: Hóa đơn bán lẻ vật liệu xây dựng.
- Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào chuyên nghiệp
Khắc phục tất cả các điểm hạn chế của các phương pháp quản lý hóa đơn điện tử đầu vào nêu trên, sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào là hình thức tối ưu nhất hiện nay.
Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào giúp kế toán giảm bớt tối đa thời gian nhập liệu, đối chiếu, so sánh và kiểm tra dữ liệu hóa đơn.
Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, hệ thống phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu lên phần mềm, phục vụ cho quá trình tra cứu dữ liệu.
Được phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào GETinvoice giúp kế toán tiết kiệm tối đa thời gian, tối ưu hiệu quả công việc.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Không chỉ hỗ trợ quản lý hóa đơn đầu vào, phần mềm cung cấp nhiều tiện ích góp phần tối ưu công việc của kế toán, đảm bảo an toàn thông tin, tối đa bảo mật dữ liệu.
- Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng Excel
Sử dụng Excel là phương pháp được nhiều kế toán sử dụng khi quản lý hóa đơn và nhiều công việc khác.
Sau khi nhận hóa đơn, kế toán có thể thực hiện nhập liệu lên bảng tính excel để theo dõi và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư.
Ưu điểm:
- Phù hợp với thói quen làm việc của hầu hết kế toán hiện nay: Sử dụng Excel thường xuyên.
- Có thể thực hiện tra cứu, dễ dàng phân loại theo nhà cung cấp, ngày mua hàng hóa, dịch vụ,…
Hạn chế:
- Nhập tay dữ liệu thường dễ bị sai sót, bị thừa hoặc thiếu hóa đơn.
- Mất nhiều thời gian đối với các doanh nghiệp quy mô lớn, số lượng hóa đơn phát sinh thường xuyên.
- Tốn nhiều công sức khi kiểm tra, đối chiếu dữ liệu hóa đơn.
- Dễ thực hiện, quản lý và lưu trữ hóa đơn.
- Phương pháp thủ công, mất nhiều thời gian, không thể thao tác với nhiều hóa đơn cùng một lúc.
- Không lọc được các hóa đơn theo từng nhà cung cấp, khó khăn khi tra cứu.
- Việc kiểm tra thông tin trên hóa đơn bằng mắt thường dễ xảy ra sai sót.
- Hóa đơn đầu vào của nhà cung cấp sẽ được quản lý riêng trên một email, dễ dàng phân loại và không bị sót, hạn chế nhầm lẫn với các email thuộc danh mục công việc khác.
- Kế toán dễ dàng theo dõi và tải về để phục vụ cho các nghiệp vụ kế toán khác.
- Tính chuyên nghiệp không cao.
- Tiềm ẩn nguy cơ bị mất dữ liệu trong trường hợp email bị mất, bị khóa.
- Dễ dàng thực hiện, thao tác đơn giản, không lo bị mất dữ liệu như phương pháp sử dụng email.
- Tốn kém thời gian, chi phí giấy in ấn, lưu trữ.
- Việc lưu trữ thủ công bằng giấy tờ thường kém khoa học và vẫn tiềm ẩn nguy cơ bị thất lạc hóa đơn.
- Khó khăn khi thực hiện tra cứu hóa đơn.
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
