Hóa đơn đỏ, hay còn gọi là hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), là loại hóa đơn chính thức do Bộ Tài chính ban hành, được sử dụng để ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và làm cơ sở kê khai, khấu trừ thuế GTGT.
>> Tham khảo: Đặc điểm của hóa đơn áp dụng trong thương mại điện tử.
Trong bối cảnh Việt Nam đang thúc đẩy sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn đỏ vẫn giữ vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp của các giao dịch kinh doanh.
Để hóa đơn đỏ được coi là hợp lệ và hợp pháp, nó phải chứa đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định của pháp luật.
Bài viết này sẽ phân tích ba nhóm nội dung chính cần có trên hóa đơn đỏ: thông tin cơ bản về hóa đơn và cơ quan phát hành, thông tin về bên bán, bên mua và giao dịch, và các yếu tố kỹ thuật đảm bảo tính hợp pháp.
Những nội dung này không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả.
1. Thông tin cơ bản về hóa đơn và cơ quan phát hành
Hóa đơn đỏ phải bao gồm các thông tin cơ bản để xác định nguồn gốc, tính hợp lệ của hóa đơn, cũng như mối liên hệ với cơ quan thuế.
Đây là nhóm nội dung quan trọng, giúp hóa đơn được công nhận trong các giao dịch kinh tế và kê khai thuế.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
1.1. Ký hiệu và số hóa đơn
Theo Điều 10 Thông tư 78/2021/TT-BTC và Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn đỏ phải có ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn.
Ký hiệu hóa đơn là một chuỗi ký tự được quy định bởi cơ quan thuế, bao gồm các thông tin như năm phát hành, loại hóa đơn (ví dụ: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng), và mã cơ quan thuế quản lý.
Ví dụ, ký hiệu hóa đơn có thể là “01GTKT0/001” (trong đó “01” là hóa đơn GTGT, “2023” là năm phát hành, “001” là mã cơ quan thuế).
Số hóa đơn là dãy số thứ tự, được đánh liên tục theo thứ tự tăng dần, đảm bảo không trùng lặp trong cùng một ký hiệu hóa đơn.
Ví dụ, một hóa đơn có thể có số “0000123”. Đối với hóa đơn điện tử, các thông tin này được hệ thống tự động tạo và gắn mã của cơ quan thuế, đảm bảo tính duy nhất và dễ tra cứu.
1.2. Tên, địa chỉ, và mã số thuế của đơn vị phát hành
Hóa đơn đỏ phải ghi rõ tên, địa chỉ, và mã số thuế của đơn vị phát hành, tức là cơ quan hoặc doanh nghiệp được phép phát hành hóa đơn.
Thông tin này thường được in sẵn trên hóa đơn giấy hoặc tích hợp vào hệ thống hóa đơn điện tử.
Ví dụ, một doanh nghiệp phát hành hóa đơn sẽ ghi: “Công ty TNHH ABC, địa chỉ: Số 123, đường Lê Lợi, quận 1, TP.HCM, mã số thuế: 0312345678”.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử có bắt buộc ký số theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP?
1.3. Ngày phát hành hóa đơn
Ngày phát hành là thời điểm hóa đơn được lập, phải được ghi rõ trên hóa đơn (theo định dạng ngày/tháng/năm, ví dụ: 06/05/2025).
Ngày này rất quan trọng vì nó xác định thời điểm ghi nhận doanh thu, kê khai thuế, và tính hợp lệ của hóa đơn.
Đối với hóa đơn điện tử, ngày phát hành được gắn với thời gian hệ thống gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để xác nhận.
Những thông tin này giúp cơ quan thuế và các bên liên quan xác minh nguồn gốc hóa đơn, đảm bảo rằng hóa đơn được phát hành bởi một đơn vị hợp pháp và tuân thủ các quy định về quản lý thuế.
2. Thông tin về bên bán, bên mua và giao dịch
Nhóm nội dung thứ hai trên hóa đơn đỏ liên quan đến các thông tin chi tiết về bên bán, bên mua, và nội dung giao dịch.
Đây là phần cốt lõi của hóa đơn, cung cấp dữ liệu để đối chiếu và kiểm tra tính hợp lý của giao dịch.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
2.1. Thông tin về bên bán và bên mua
Hóa đơn đỏ phải ghi rõ thông tin của bên bán và bên mua. Đối với bên bán, thông tin thường trùng với đơn vị phát hành hóa đơn, bao gồm tên, địa chỉ, và mã số thuế. Đối với bên mua, hóa đơn cần ghi:
Tên cá nhân/tổ chức: Ví dụ, “Công ty TNHH XYZ” hoặc “Nguyễn Văn A”.
Mã số thuế: Nếu bên mua là tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh có mã số thuế.
Địa chỉ: Địa chỉ cụ thể của bên mua, đặc biệt quan trọng khi bên mua yêu cầu hóa đơn để khấu trừ thuế GTGT.
Trong một số trường hợp, nếu bên mua là cá nhân không yêu cầu hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin, hóa đơn có thể ghi “Khách hàng không lấy hóa đơn” hoặc để trống phần thông tin bên mua, nhưng vẫn phải đảm bảo các thông tin khác đầy đủ.
2.2. Nội dung giao dịch
Hóa đơn đỏ phải liệt kê chi tiết các thông tin về giao dịch, bao gồm:
Tên hàng hóa, dịch vụ: Mô tả rõ ràng, cụ thể, ví dụ: “Xi măng Holcim”, “Dịch vụ tư vấn thiết kế”.
Đơn vị tính: Ví dụ: tấn, cái, giờ.
Số lượng: Số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ cung cấp.
Đơn giá: Giá chưa bao gồm thuế GTGT.
Thành tiền: Tổng giá trị trước thuế (số lượng × đơn giá).
Thuế suất GTGT: Thường là 0%, 5%, hoặc 10%, tùy thuộc vào loại hàng hóa, dịch vụ. Một số trường hợp không chịu thuế GTGT sẽ ghi rõ “Không chịu thuế”.
Tổng tiền thuế GTGT: Tổng số thuế GTGT phải nộp, tính bằng thành tiền × thuế suất.
Tổng tiền thanh toán: Bao gồm cả thuế GTGT, là số tiền cuối cùng mà bên mua phải trả.
Ví dụ, một hóa đơn bán vật liệu xây dựng có thể ghi: “Xi măng Holcim, đơn vị: tấn, số lượng: 10, đơn giá: 1.500.000 VND, thành tiền: 15.000.000 VND, thuế suất: 10%, tiền thuế: 1.500.000 VND, tổng tiền thanh toán: 16.500.000 VND”.
Những thông tin này giúp các bên dễ dàng đối chiếu giao dịch, đồng thời cung cấp cơ sở cho cơ quan thuế kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của hóa đơn.
>> Tham khảo: Tìm hiểu quy định mới nhất về hóa đơn bán tài sản công.
3. Các yếu tố kỹ thuật đảm bảo tính hợp pháp
Ngoài các thông tin cơ bản và chi tiết giao dịch, hóa đơn đỏ cần có các yếu tố kỹ thuật để đảm bảo tính hợp pháp và hỗ trợ quản lý thuế trong môi trường số hóa. Những yếu tố này đặc biệt quan trọng đối với hóa đơn điện tử, vốn đang được áp dụng rộng rãi từ năm 2022 theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
3.1. Chữ ký số và mã của cơ quan thuế
Đối với hóa đơn điện tử, một yếu tố bắt buộc là chữ ký số của bên bán, được tích hợp vào hệ thống hóa đơn để xác nhận tính xác thực.
Ngoài ra, hóa đơn điện tử phải có mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã) hoặc thông tin xác nhận đã được đăng ký với cơ quan thuế (đối với hóa đơn không có mã).
Mã của cơ quan thuế là một chuỗi ký tự duy nhất, được tạo tự động khi hóa đơn được gửi đến hệ thống của Tổng cục Thuế, giúp cơ quan thuế theo dõi và kiểm tra.
Ví dụ, một hóa đơn điện tử bán dịch vụ vận tải sẽ bao gồm chữ ký số của công ty vận tải và một mã như “C23TNC12345678” do cơ quan thuế cấp.
Những yếu tố này đảm bảo rằng hóa đơn không thể bị làm giả và có thể tra cứu trực tuyến thông qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
3.2. Dạng hóa đơn và dòng chữ “Hóa đơn giá trị gia tăng”
Hóa đơn đỏ phải được xác định rõ là hóa đơn giá trị gia tăng, thường được ghi bằng dòng chữ “HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG” ở phần tiêu đề.
Đối với hóa đơn giấy, thông tin này được in trực tiếp; đối với hóa đơn điện tử, nó được hiển thị trên giao diện hoặc tệp dữ liệu.
Ngoài ra, hóa đơn cần ghi rõ dạng hóa đơn (ví dụ: hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế) để tránh nhầm lẫn trong quá trình sử dụng.
3.3. Hình thức lưu trữ và tra cứu
Hóa đơn đỏ, dù là giấy hay điện tử, phải được lưu trữ trong thời hạn tối thiểu 10 năm theo quy định tại Luật Kế toán 2015.
Đối với hóa đơn điện tử, việc lưu trữ được thực hiện trên hệ thống đám mây của nhà cung cấp dịch vụ hoặc cơ quan thuế, cho phép tra cứu dễ dàng thông qua mã hóa đơn hoặc mã số thuế.
Điều này đảm bảo rằng hóa đơn luôn sẵn sàng cho các cuộc kiểm tra thuế hoặc đối chiếu giao dịch.
Kết luận
Hóa đơn đỏ là công cụ quan trọng trong việc ghi nhận giao dịch, kê khai thuế, và đảm bảo tính minh bạch trong kinh doanh.
Để được coi là hợp lệ, hóa đơn đỏ phải chứa đầy đủ các nội dung bắt buộc, bao gồm thông tin cơ bản về hóa đơn và cơ quan phát hành, thông tin về bên bán, bên mua và giao dịch, cũng như các yếu tố kỹ thuật như chữ ký số và mã của cơ quan thuế.
Việc tuân thủ các quy định về nội dung hóa đơn đỏ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả và thích nghi với xu hướng số hóa.
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
0 Comments:
Đăng nhận xét