Việc lựa chọn một nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định mà còn tối ưu hóa quy trình vận hành, tiết kiệm chi phí và đảm bảo an toàn dữ liệu.
>> Tham khảo: Đặc điểm của hóa đơn áp dụng trong thương mại điện tử.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích các yếu tố để đánh giá nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, tổng hợp các quy định mới nhất liên quan và đưa ra gợi ý về các đơn vị hàng đầu tại Việt Nam.
1. Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử là tập hợp dữ liệu điện tử về giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Tính liên tục và trình tự thời gian: Mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
- Tính hợp pháp: Hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán và thuế.
- Tính bảo mật: Dữ liệu hóa đơn cần được mã hóa và bảo vệ để tránh rủi ro mất mát hoặc giả mạo.
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất khẩu, và các chứng từ khác như vé điện tử, phiếu thu tiền bảo hiểm, hoặc phiếu thu cước vận chuyển.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Mẫu hóa đơn điện tử.
2. Quy Định Mới Nhất Về Hóa Đơn Điện Tử
Kể từ ngày 1/7/2022, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc đối với hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, và hộ kinh doanh cá thể theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Dưới đây là các quy định mới nhất liên quan đến hóa đơn điện tử:
2.1. Đối Tượng Bắt Buộc Sử Dụng HĐĐT
Theo Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC, các trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai: Phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
- Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán: Nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn, cơ quan thuế sẽ cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế: Phải sử dụng hóa đơn điện tử trong mọi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ một số trường hợp đặc thù được quy định riêng.
2.2. Thời Điểm Lập Hóa Đơn
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định rõ ràng:
- Đối với bán hàng hóa: Lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, bất kể đã thu tiền hay chưa.
- Đối với cung cấp dịch vụ: Lập hóa đơn khi hoàn thành cung cấp dịch vụ, hoặc tại thời điểm thu tiền nếu thu trước.
- Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao phải lập hóa đơn tương ứng với giá trị giao.
Từ ngày 1/6/2025, các quy định về thời điểm lập hóa đơn sẽ được sửa đổi, bổ sung để tăng tính minh bạch và tránh các hành vi xuất hóa đơn không đúng thời điểm, như xuất lùi ngày (bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
2.3. Nội Dung Hóa Đơn Điện Tử
Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải bao gồm các nội dung bắt buộc như:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua (trừ trường hợp người mua không có mã số thuế).
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Ngày lập hóa đơn, chữ ký số/điện tử của người bán và người mua (nếu là đơn vị kế toán).
- Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã).
Đối với các dịch vụ đặc thù (điện, nước, viễn thông), hóa đơn cần ghi rõ kỳ cung cấp dịch vụ. Hàng hóa đặc thù (như ô tô, bất động sản) phải ghi số khung, số máy, hoặc thông tin quyền sở hữu.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử có bắt buộc ký số theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP?
2.4. Hóa đơn điện tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền
Theo Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC, các hộ kinh doanh, doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ ăn uống, hoặc giải trí có thể sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền (POS) có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình xuất hóa đơn và tăng tính minh bạch.
2.5. Xử Phạt Vi Phạm
Các hành vi vi phạm như lập hóa đơn sai thời điểm, không lập hóa đơn, hoặc sử dụng hóa đơn điện tử không hợp lệ có thể bị phạt từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Doanh nghiệp cần chọn nhà cung cấp uy tín để đảm bảo phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật.
3. Tiêu Chí Lựa Chọn Nhà Cung Cấp Hóa Đơn Điện Tử Uy Tín
Để lựa chọn một nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, doanh nghiệp cần xem xét các tiêu chí sau, dựa trên Điều 10 Thông tư 78/2021/TT-BTC và thực tiễn thị trường:
3.1. Tuân Thủ Quy Định Pháp Luật
Nhà cung cấp phải được Tổng cục Thuế chứng thực, đáp ứng các điều kiện về:
- Chủ thể: Là tổ chức hoạt động hợp pháp trong lĩnh vực công nghệ thông tin, công khai thông tin dịch vụ trên website.
- Nhân sự: Có ít nhất 5 nhân viên trình độ đại học chuyên ngành công nghệ thông tin.
- Kỹ thuật: Hạ tầng kỹ thuật đáp ứng yêu cầu kết nối, truyền nhận, và lưu trữ dữ liệu với cơ quan thuế.
- Tài chính: Có khả năng đảm bảo vận hành hệ thống ổn định.
Tính đến ngày 1/4/2024, Tổng cục Thuế đã công nhận 102 nhà cung cấp hóa đơn điện tử đáp ứng các tiêu chí này.
Doanh nghiệp nên tham khảo danh sách trên website của Tổng cục Thuế để đảm bảo chọn đơn vị hợp pháp.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
3.2. Tính Năng Phần Mềm
Phần mềm hóa đơn điện tử cần có các tính năng:
- Dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, hỗ trợ lập, phát hành, và quản lý hóa đơn nhanh chóng.
- Tích hợp: Kết nối với các phần mềm kế toán, ERP, hoặc bán hàng (như MISA, Fast, hoặc Oracle).
- Bảo mật: Ứng dụng công nghệ mã hóa (như Blockchain) để chống giả mạo và đảm bảo an toàn dữ liệu.
- Hỗ trợ đa nền tảng: Cho phép truy cập qua web, mobile, hoặc desktop.
3.3. Dịch Vụ Hỗ Trợ Khách Hàng
Một nhà cung cấp uy tín cần cung cấp:
- Hỗ trợ kỹ thuật 24/7 qua nhiều kênh (hotline, email, chat).
- Tài liệu hướng dẫn chi tiết và phiên bản dùng thử miễn phí.
- Cập nhật phần mềm theo các quy định pháp luật mới nhất.
3.4. Chi Phí Hợp Lý
Giá cả cần minh bạch, phù hợp với quy mô doanh nghiệp. Một số nhà cung cấp như Tenten cung cấp gói hóa đơn điện tử với chi phí thấp (360 đồng/hóa đơn) và lưu trữ miễn phí 10 năm.
4. Các Nhà Cung Cấp Hóa Đơn Điện Tử Uy Tín Hàng Đầu
Dựa trên danh sách được Tổng cục Thuế công nhận và đánh giá từ thị trường, dưới đây là một số nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín tại Việt Nam:
4.1. E-invoice (Thái Sơn E-invoice)
Đặc điểm nổi bật: Được doanh nghiệp tin dùng bởi tính ổn định cao, dễ dàng tích hợp với phần mềm kế toán và bán hàng.
Ưu điểm: Giao diện thân thiện, hỗ trợ đa nền tảng, đáp ứng đầy đủ Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Nhược điểm: Chi phí có thể cao hơn một số nhà cung cấp nhỏ.
4.2. VNPT (VNPT Invoice)
Đặc điểm nổi bật: Tập đoàn lớn với hạ tầng kỹ thuật mạnh, phù hợp cho cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh.
Ưu điểm: Tích hợp hệ sinh thái công nghệ (VNPT HKD), hỗ trợ xuất HĐĐT từ máy tính tiền.
Nhược điểm: Quy trình đăng ký có thể phức tạp với doanh nghiệp nhỏ.
4.3. FAST (Fast e-Invoice)
Đặc điểm nổi bật: Hơn 7.000 khách hàng sử dụng tính đến năm 2022, cung cấp giải pháp toàn diện (ERP, kế toán, HĐĐT).
Ưu điểm: Đơn giản hóa quy trình triển khai, chi phí tối ưu.
Nhược điểm: Ít phổ biến hơn MISA hoặc VNPT ở một số khu vực.
4.4. EFY Việt Nam (iHOADON)
Đặc điểm nổi bật: 13 năm kinh nghiệm, được Cục Thuế Hà Nội đánh giá cao.
Ưu điểm: Tích hợp với ERP Oracle, chi phí cạnh tranh.
Nhược điểm: Thị phần nhỏ hơn các “ông lớn” như MISA.
4.5. Viettel, BKAV, và Softdreams (EasyInvoice)
Viettel: Nổi bật với hạ tầng viễn thông mạnh, phù hợp cho doanh nghiệp lớn.
BKAV (ehoadon-bkav): Tích hợp bảo mật cao, chi phí hợp lý.
Softdreams: Phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, hỗ trợ nghiệp vụ quản lý bán hàng.
5. Lợi Ích Khi Chọn Nhà Cung Cấp Uy Tín
Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín mang lại các lợi ích:
- Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo hóa đơn hợp lệ, tránh rủi ro bị cơ quan thuế từ chối.
- Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ, và quản lý so với hóa đơn giấy.
- Tăng hiệu quả: Tự động hóa quy trình lập hóa đơn, báo cáo, và đối chiếu dữ liệu.
- Bảo mật dữ liệu: Ngăn chặn rủi ro mất mát hoặc giả mạo hóa đơn.
Kết Luận
Việc lựa chọn một nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định pháp luật, đồng thời tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
Các nhà cung cấp như Thái Sơn E-invoice, VNPT, FAST, và EFY Việt Nam đều là những lựa chọn hàng đầu nhờ đáp ứng đầy đủ tiêu chí của Thông tư 78/2021/TT-BTC và cung cấp dịch vụ chất lượng cao.
Doanh nghiệp nên cân nhắc nhu cầu cụ thể, tham khảo danh sách được Tổng cục Thuế công nhận, và yêu cầu dùng thử để chọn giải pháp phù hợp nhất.
Để đảm bảo cập nhật các quy định mới nhất, doanh nghiệp có thể truy cập website của Tổng cục Thuế (gdt.gov.vn) hoặc liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để được tư vấn chi tiết.
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
0 Comments:
Đăng nhận xét