Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp và hộ kinh doanh phải thực hiện đăng ký phát hành với Cục Thuế, đảm bảo tuân thủ các quy định về nội dung, ký hiệu, và truyền dữ liệu. Đăng ký phát hành HĐĐT là bước quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn, hỗ trợ minh bạch hóa giao dịch và tối ưu hóa quản lý thuế.
1. Khái niệm đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử là quá trình doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hoặc tổ chức thông báo với Cục Thuế (trước đây là Cục Thuế, đổi tên từ 01/03/2025 theo Quyết định 381/QĐ-BTC) về việc sử dụng hóa đơn điện tử trước khi phát hành hóa đơn.
Theo Điều 7, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thông báo phát hành là yêu cầu bắt buộc để hóa đơn điện tử được công nhận hợp pháp, áp dụng cho cả hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế. Quá trình này nhằm:
Xác nhận tính hợp lệ: Đảm bảo hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu pháp lý và định dạng chuẩn XML của Cục Thuế.
Quản lý ký hiệu và số hóa đơn: Định danh hóa đơn theo doanh nghiệp và năm phát hành (ví dụ, “1C25TAA” cho năm 2025).
Hỗ trợ quản lý thuế: Giúp Cục Thuế theo dõi dữ liệu giao dịch, chống gian lận thuế, và đảm bảo minh bạch.
>> Tham khảo: Quy định mới nhất về hóa đơn bán tài sản công.
2. Quy định pháp lý về đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử được quy định trong các văn bản pháp luật sau:
Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định về lập, quản lý, và sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm quy trình thông báo phát hành.
Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Bổ sung yêu cầu về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ 01/06/2025 cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm trong ngành bán lẻ, ăn uống, dịch vụ.
Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết về nội dung thông báo phát hành, ký hiệu, và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử.
Thông báo 1674/TB-CCTKV.VIII-VPH: Quy định cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử theo địa bàn hành chính mới từ 01/07/2025 sau sáp nhập tỉnh thành.
Theo Điều 7, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thông báo phát hành hóa đơn điện tử phải bao gồm:
Tên, mã số thuế, địa chỉ của doanh nghiệp/hộ kinh doanh.
Loại hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã, hóa đơn GTGT, bán hàng, bán tài sản công, v.v.).
Ký hiệu hóa đơn (ví dụ, “1C25TAA” cho hóa đơn GTGT năm 2025).
Số lượng hóa đơn dự kiến phát hành.
Mẫu hóa đơn (định dạng XML, hiển thị trên PDF).
Phương thức truyền dữ liệu (qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc trực tiếp với Cục Thuế).
Ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
3. Quy trình đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
Bước 1: Chuẩn bị thông tin và hồ sơ
Thu thập thông tin doanh nghiệp: Tên, mã số thuế, địa chỉ (đảm bảo cập nhật theo địa bàn hành chính mới từ 01/07/2025).
Xác định loại hóa đơn điện tử: Hóa đơn GTGT (ký tự “T”), bán hàng (“B”), bán tài sản công (“K”), hoặc hóa đơn khác.
Lựa chọn phương thức phát hành:
Hóa đơn có mã: Được Cục Thuế cấp mã, phù hợp với doanh nghiệp lớn hoặc có rủi ro cao về thuế.
Hóa đơn không có mã: Phù hợp với doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng phương pháp kê khai.
Chuẩn bị mẫu hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử (như Thái Sơn E-invoice, EasyInvoice, VNPT Invoice).
>> Tham khảo: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Bước 2: Lập thông báo phát hành
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc cổng thông tin Cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn) để lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (mẫu TB01/AC).
Điền đầy đủ thông tin: ký hiệu hóa đơn, số lượng, ngày bắt đầu sử dụng, và phương thức truyền dữ liệu.
Ký số thông báo để đảm bảo tính pháp lý.
Bước 3: Nộp thông báo phát hành
Nộp thông báo qua:
Cổng thông tin Cục Thuế: Truy cập hoadondientu.gdt.gov.vn, đăng nhập bằng mã số thuế và chữ ký số.
Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Các nhà cung cấp như Thái Sơn E-invoice, EasyInvoice sẽ hỗ trợ nộp thông báo thay doanh nghiệp.
Thời hạn nộp: Trước ít nhất 2 ngày làm việc so với ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 4: Nhận phản hồi từ Cục Thuế
Cục Thuế phản hồi trong vòng 1–2 ngày làm việc, xác nhận chấp thuận hoặc yêu cầu chỉnh sửa nếu thông báo có sai sót.
Nếu được chấp thuận, doanh nghiệp có thể bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử theo ngày đã đăng ký.
Bước 5: Lưu trữ thông báo phát hành
Lưu trữ thông báo phát hành và phản hồi của Cục Thuế trong hệ thống tối thiểu 10 năm, theo Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Sử dụng dịch vụ lưu trữ của nhà cung cấp hóa đơn điện tử để đảm bảo an toàn dữ liệu.
>> Tham khảo: Quy định về quản lý hóa đơn đầu ra.
4. Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Từ 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp và hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm trong ngành bán lẻ, ăn uống, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Quy trình đăng ký bao gồm:
Đăng ký máy tính tiền với Cục Thuế, đảm bảo thiết bị có chức năng tính tiền, lưu trữ, và truyền dữ liệu theo chuẩn XML.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, ghi rõ ký hiệu hóa đơn (ví dụ, “1C25TAA”) và phương thức truyền dữ liệu tức thời.
Kiểm tra kết nối với Cục Thuế trước khi sử dụng, đảm bảo tỷ lệ truyền dữ liệu thành công trên 99%.
5. Cập nhật mới về đăng ký phát hành hóa đơn điện tử năm 2025
Thay đổi ký hiệu hóa đơn: Từ 01/01/2025, ký hiệu hóa đơn điện tử sử dụng “25” (ví dụ, “1C25TAA”) để phản ánh năm 2025. Doanh nghiệp phải đăng ký lại ký hiệu mới trước ngày 01/01/2025.
Cập nhật địa chỉ: Từ 01/07/2025, địa chỉ trên thông báo phát hành phải theo địa bàn hành chính mới sau sáp nhập tỉnh thành (Thông báo 1674/TB-CCTKV.VIII-VPH).
Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử: Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp vi phạm (như trốn thuế, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp) có thể bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, yêu cầu đăng ký lại sau khi khắc phục.
Giảm thuế GTGT: Từ 01/01/2025 đến 30/06/2025, hóa đơn điện tử phải ghi đúng thuế suất giảm 2% (8% hoặc 3%) theo Nghị định 180/2024/NĐ-CP, ảnh hưởng đến nội dung thông báo phát hành.
6. Lưu ý khi đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
Thời hạn đăng ký: Nộp thông báo trước ít nhất 2 ngày làm việc so với ngày sử dụng. Đăng ký muộn có thể bị phạt từ 2–4 triệu đồng (Điều 16, Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
Ký hiệu chính xác: Đảm bảo ký hiệu hóa đơn đúng loại hình (GTGT, bán hàng, bán tài sản công) và năm 2025 (“25”).
Hỗ trợ từ nhà cung cấp: Các nhà cung cấp hóa đơn điện tử như Thái Sơn E-invoice, EasyInvoice tự động hỗ trợ lập và nộp thông báo phát hành, giảm rủi ro sai sót.
Kiểm tra phản hồi: Theo dõi phản hồi từ Cục Thuế để kịp thời chỉnh sửa nếu thông báo bị từ chối.
>> Tham khảo: Hóa đơn điều chỉnh.
7. Khuyến nghị cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh
Sử dụng phần mềm uy tín: Chọn phần mềm hóa đơn điện tử như Thái Sơn E-invoice (hotline: 1900 4768), EasyInvoice (0943 861 931), hoặc VNPT Invoice để hỗ trợ đăng ký phát hành và truyền dữ liệu.
Đào tạo nhân sự: Hiểu rõ quy trình đăng ký, lập, và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử, đặc biệt với hóa đơn điện tử từ máy tính tiền từ 01/06/2025.
Kiểm tra thông tin: Đảm bảo thông tin doanh nghiệp, ký hiệu hóa đơn, và địa chỉ chính xác, đặc biệt sau sáp nhập hành chính từ 01/07/2025.
Theo dõi quy định mới: Truy cập cổng thông tin Cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn) để cập nhật các chính sách về hóa đơn điện tử và thuế GTGT.
Lưu trữ an toàn: Sử dụng dịch vụ lưu trữ của nhà cung cấp hóa đơn điện tử để bảo mật thông báo phát hành và dữ liệu hóa đơn trong 10 năm.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
0 Comments:
Đăng nhận xét