Quy định về ký hiệu trên hóa đơn điện tử

Hiện nay, số lượng các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử và sẵn sàng chuyển đổi sang hình thức quản lý hóa đơn chứng từ vô cùng tiện lợi này đang ngày càng đông đảo. Cùng với đó là sự gia tăng của những câu hỏi được gửi về với Doanh Nghiệp 4.0. Bài viết hôm nay của đội ngũ phát triển nội dung của chúng tôi sẽ tập trung khai thác một khía cạnh của hóa đơn điện tử đó là các quy định về ký hiệu trên hóa đơn mà doanh nghiệp cần nắm được.

1. Định nghĩa ký hiệu trên hóa đơn điện tử

Các ký hiệu trên hóa đơn điện tử là một trong những nội dung của hóa đơn, thể hiện nhiều thông tin về hóa đơn đó và bắt buộc phải được thực hiện đúng quy định thì hóa đơn điện tử đó mới hợp lệ. 

2. Các quy định

2.1. Ký hiệu mẫu số hoá đơn

Theo Phụ lục Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính: Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, ký hiệu mẫu số hoá đơn có 11 ký tự, trong đó:

• 2 ký tự đầu thể hiện loại hoá đơn
• Tối đa 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên hoá đơn
• 01 ký tự tiếp theo thể hiện số liên của hóa đơn
• 01 ký tự tiếp theo là “/” để phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.
• 03 ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.

Lưu ý:​

• Đối với tem, vé, thẻ: Bắt buộc ghi 3 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. 
• Các thông tin còn lại do tổ chức, cá nhân tự quy định nhưng không vượt quá 11 ký tự.

Cụ thể: 

• Ký hiệu 01/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT
• Ký hiệu 02/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng
• Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên nên ký tự thứ 7 sẽ là “0”.

2.2. Ký hiệu hoá đơn

Ký hiệu hoá đơn có 6 ký tự đối với hoá đơn của các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in và 8 ký tự đối với hoá đơn do Cục Thuế phát hành.

2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn.

Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y;

• 3 ký tự cuối cùng thể hiện năm thông báo phát hành hoá đơn và hình thức hoá đơn.
• Năm thông báo phát hành hoá đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm thông báo phát hành;
• Ký hiệu của hình thức hoá đơn: sử dụng 3 ký hiệu:

E: Hoá đơn điện tử,

T: Hoá đơn tự in,

P: Hoá đơn đặt in;

Ký hiệu hóa đơn và năm thông báo phát hành, hình thức hóa đơn được phân cách bằng dấu gạch chéo (/).

Ví dụ:

AA/11E: trong đó AA: là ký hiệu hóa đơn; 11: hóa đơn phát hành năm 2011; E: hình thức hóa đơn điện tử;

2.3. Ký hiệu hóa đơn điện tử theo Dự thảo Thông tư hướng dẫn Nghị định 119

Dự thảo Thông tư hướng dẫn thực hiện Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã dành nội dung Điểm b Khoản 1 Điều 6 để hướng dẫn về ký hiệu hóa đơn điện tử, theo đó, ký hiệu này gồm 5 ký tự:

• 02 ký tự đầu tiên để phân biệt hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế: CM/KM

Riêng đối với hóa đơn điện tử của máy tính tiền, sau 2 ký tự phân biệt HĐĐT có mã hoặc không mã, bổ sung 3 ký tự viết tắt của cụm từ “Máy tính tiền” – MTT 

• 02 ký tự tiếp theo thể hiện năm khởi tạo hóa đơn điện tử.
• 01 ký tự cuối cùng để phân biệt hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp, hóa đơn điện tử của các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng:
  • ​Ký hiệu của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh: L
  • Ký hiệu của hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đặc thù: D
  • Ký hiệu của hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (trừ các trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đặc thù): X

Ví dụ: Ký hiệu hóa đơn điện tử: CM18X. Điều đó có nghĩa là:

• CM: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; 
• 18: Hóa đơn điện tử được khởi tạo năm 2018; 
• X: Ký hiệu chung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của tổ chức, cá nhân (trừ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh, hóa đơn điện tử đặc thù)

3. Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín

Với một hình thức còn nhiều mới mẻ như hóa đơn điện tử, không phải doanh nghiệp nào cũng đã nắm vững tất cả các quy định về hình thức này nói chung và về ký hiệu trên hóa đơn điện tử nói riêng. Nếu sau khi tự nghiên cứu vẫn còn vướng mắc, doanh nghiệp có thể gửi công văn lên cơ quan thuế quản lý hoặc chủ động liên hệ tới nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được giải đáp.

Là một trong những nhà cung cấp hóa đơn điện tử tiêu biểu, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã hỗ trợ hàng nghìn doanh nghiệp triển khai thành công hóa đơn điện tử. Từ kinh nghiệm đó, Thái Sơn có thể tư vấn cho các khách hàng từ quy định pháp luật, các điều kiện cần chuẩn bị đến quá trình triển khai giải pháp cho doanh nghiệp.

Thái Sơn cùng phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của công ty đã được nhiều thương hiệu tin tưởng lựa chọn, trong đó có: Coca-Cola, Samsung, Lotte, KFC, Circle K, Lazada, Grab, Golden Gate…

Kết luận

Bài viết có những nội dung chính sau:

1. Định nghĩa ký hiệu trên hóa đơn điện tử.
2. Các quy định.
3. Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín.

Hy vọng rằng bài viết của chúng tôi đã đem đến những thông tin hữu ích đến quý độc giả.

Read More