Trong bối cảnh toàn cầu hóa và xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ, hoạt động xuất khẩu đóng vai trò then chốt trong chiến lược phát triển của nhiều doanh nghiệp Việt Nam.
>> Tham khảo: Quy định mới nhất về bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Một trong những yếu tố quan trọng góp phần đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và thuận lợi cho hoạt động xuất khẩu là việc lập hóa đơn xuất khẩu đúng quy định.
Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, toàn diện và cập nhật theo quy định mới nhất năm 2025 về quy trình lập hóa đơn xuất khẩu, nhằm giúp các doanh nghiệp chủ động, tránh sai sót và tối ưu hiệu quả công việc.
1. Hóa đơn xuất khẩu là gì?
Hóa đơn xuất khẩu là chứng từ thương mại do doanh nghiệp bán hàng tại Việt Nam lập, khi thực hiện giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
Đây là một trong những chứng từ không thể thiếu trong hồ sơ xuất khẩu, được sử dụng để:
- Khai báo hải quan;
- Làm chứng từ thanh toán quốc tế;
- Làm căn cứ ghi nhận doanh thu xuất khẩu;
- Đối chiếu với các chứng từ khác như vận đơn, packing list, hợp đồng ngoại thương.
2. Căn cứ pháp lý về hóa đơn xuất khẩu năm 2025
Các quy định về hóa đơn xuất khẩu hiện hành được điều chỉnh bởi:
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14;
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ;
- Thông tư 78/2021/TT-BTC và Thông tư 78/2024/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung);
- Hệ thống văn bản hướng dẫn của Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan.
Theo đó, hóa đơn xuất khẩu không bắt buộc phải có mã của cơ quan thuế, nhưng phải lập dưới dạng hóa đơn điện tử và gửi dữ liệu hóa đơn lên Cơ quan thuế thông qua hệ thống API hoặc nền tảng tích hợp với nhà cung cấp dịch vụ.
3. Quy trình lập hóa đơn xuất khẩu chi tiết
Việc lập hóa đơn xuất khẩu đúng quy định bao gồm 7 bước cơ bản như sau:
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, thông tin liên quan đến giao dịch xuất khẩu
Doanh nghiệp cần thu thập và rà soát kỹ các chứng từ liên quan như:
- Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract);
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List);
- Phiếu đặt chỗ vận chuyển (Booking Confirmation);
- Invoice tạm tính hoặc thư báo giá (Proforma Invoice);
- Giấy phép xuất khẩu (nếu mặt hàng cần cấp phép);
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – nếu cần);
Bước 2: Thực hiện khai báo hải quan điện tử
Doanh nghiệp sử dụng hệ thống VNACCS/VCIS để khai tờ khai hải quan xuất khẩu, điền thông tin đầy đủ theo mẫu quy định:
- Mã loại hình xuất khẩu (E01, E02...);
- Danh mục hàng hóa, mã HS, xuất xứ;
- Điều kiện giao hàng (FOB, CIF, EXW...);
- Phương tiện vận tải, cảng xuất khẩu;
- Tổng trị giá FOB và các chi phí phát sinh;
Sau khi khai báo, hệ thống trả về số tờ khai và thông báo tiếp nhận, đồng thời yêu cầu xuất trình hồ sơ giấy (nếu kiểm tra).
Bước 3: Hoàn tất thủ tục xuất khẩu và bàn giao hàng hóa
Doanh nghiệp giao hàng cho bên vận chuyển và nhận các chứng từ như:
- Biên lai cân hàng (nếu xuất container);
- Vận đơn (Bill of Lading);
- Xác nhận từ hãng tàu/Forwarder;
- Kết quả thông quan hàng hóa từ Hải quan;
Bước 4: Lập hóa đơn điện tử xuất khẩu
Đây là bước quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để tạo hóa đơn xuất khẩu với đầy đủ các thông tin:
- Thông tin người mua: tên công ty nước ngoài, địa chỉ, mã số thuế (nếu có);
- Thông tin hàng hóa:
- Tên hàng hóa;
- Đơn vị tính;
- Số lượng;
- Đơn giá (bằng ngoại tệ);
- Tổng tiền;
- Điều kiện giao hàng (ghi rõ FOB/CIF...);
Thông tin thanh toán:
- Loại tiền thanh toán (USD, EUR...);
- Phương thức thanh toán (T/T, L/C...);
- Ngày lập hóa đơn: phải là ngày sau khi hoàn tất thủ tục hải quan;
Lưu ý: Hóa đơn xuất khẩu không ghi thuế GTGT, và dòng thuế GTGT cần ghi là “Không chịu thuế” hoặc “Thuế suất 0%”.
Bước 5: Gửi hóa đơn lên Cơ quan thuế
Sau khi hoàn tất hóa đơn, doanh nghiệp tiến hành gửi dữ liệu hóa đơn điện tử lên hệ thống thuế thông qua API hoặc cổng kết nối của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.
Cơ quan thuế không cấp mã, nhưng sẽ ghi nhận dữ liệu hóa đơn vào hệ thống để phục vụ mục đích thanh kiểm tra và đối chiếu.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 6: Lưu trữ và phát hành hóa đơn cho đối tác nước ngoài
Sau khi lập và gửi hóa đơn lên hệ thống thuế, doanh nghiệp:
- Gửi hóa đơn qua email cho khách hàng quốc tế (PDF có chữ ký số);
- In hóa đơn đính kèm trong bộ hồ sơ thanh toán (nếu cần gửi ngân hàng, đối tác...);
- Lưu trữ hóa đơn điện tử ít nhất 10 năm theo quy định.
Bước 7: Hạch toán kế toán và kê khai thuế liên quan
Hạch toán doanh thu xuất khẩu và ghi nhận công nợ;
Kê khai thuế GTGT hàng hóa xuất khẩu theo mẫu 01/GTGT;
Kê khai doanh thu trên tờ khai thuế TNDN;
4. Một số lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn xuất khẩu
Hóa đơn phải phù hợp với tờ khai hải quan: Về mã hàng, trị giá, đơn vị tính;
Không ghi thuế GTGT: Hóa đơn xuất khẩu không thể hiện thuế suất GTGT vì hàng xuất khẩu thuộc đối tượng áp dụng thuế suất 0%.
Tên hàng và đơn vị tính nên ghi chi tiết, rõ ràng để tránh nhầm lẫn về sau;
Không lập hóa đơn trước khi thông quan: Hóa đơn chỉ được lập sau khi hàng hóa đã được thông quan;
Hóa đơn lập bằng ngoại tệ (USD, EUR...), không cần quy đổi sang VNĐ, nhưng cần thống nhất với chứng từ thanh toán.
>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
5. Các tình huống thường gặp và cách xử lý
a. Lập hóa đơn sai tên hàng hoặc sai số lượng
Giải pháp: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, sau đó phát hành hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế (nếu sai sót nghiêm trọng).
b. Hủy hóa đơn vì giao dịch không thành công
Trường hợp hàng chưa thông quan: có thể hủy hóa đơn, ghi chú và lưu trữ theo quy trình nội bộ.
Trường hợp hàng đã thông quan: phải lập biên bản thu hồi hàng, thực hiện thủ tục nhập khẩu ngược nếu cần.
c. Hóa đơn xuất khẩu không gửi lên cơ quan thuế
Đây là lỗi nghiêm trọng, có thể bị xử phạt hành chính. Cần bổ sung dữ liệu ngay lập tức và báo cáo lý do cụ thể với cơ quan thuế.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
0 Comments:
Đăng nhận xét