Trường hợp cần điều chỉnh hóa đơn điện tử

Theo Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có sai sót sẽ xử lý theo những cách sau:

- Hủy hóa đơn điện tử

Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót, người bán sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử sai sót, lập hóa đơn mới, ký số và gửi cho cơ quan thuế cấp mã sau đó gửi cho người mua.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

- Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót, không cần lập lại hóa đơn

Trường hợp hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) đã gửi cho người mua nhưng người bán hoặc người mua phát hiện sai sót về tên, địa chỉ nhưng không sai sót về mã số thuế và các nội dung khác thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót, không cần lập lại hóa đơn.

Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Vì sao nên lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice?

- Điều chỉnh hóa đơn điện tử

Trường hợp hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) đã gửi cho người mua nhưng người bán hoặc người mua phát hiện sai sót về mã số thuế, tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn sai quy cách, chất lượng thì có thể chọn một trong hai cách:

• Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
• Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn có sai sót.

- Người bán kiểm tra hóa đơn sai sót

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì cơ quan này thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán kiểm tra sai sót.

Như vậy, điều chỉnh hóa đơn điện tử được thực hiện trong trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện ra sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi không đúng quy cách, chất lượng.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Theo Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC:

- Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

- Trường hợp cần điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai sót thì người bán dùng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế, chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh nghiệp vụ.

- Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai sót thì các lần xử lý sau người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

- Trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót: ghi dấu dương đối với điều chỉnh tăng và ghi dấu âm điều chỉnh giảm đúng với thực tế điều chỉnh.

Về hồ sơ, doanh nghiệp đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Căn cứ theo Khoản 3, Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“3. Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này.”

>> Tham khảo: Cần chú ý gì khi viết hóa đơn GTGT cho công ty nước ngoài?

Trong đó, tiêu hủy hóa đơn, chứng từ không sử dụng được định nghĩa tại Khoản 11, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ:

a) Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

b) Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tiêu hủy chứng từ đặt in, tự in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.”

>> Tham khảo: Hướng dẫn thủ tục tiêu hủy biên lai mới nhất 2023.

Kết luận

Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/