Để bắt đầu lộ trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình 5 bước khi áp dụng hóa đơn điện tử như sau:
Bước 1: Lựa chọn đơn vị cung cấp triển khai hóa đơn điện tử
Lựa chọn đơn vị cung cấp là bước quan trọng hàng đầu trong quy trình triển khai hóa đơn điện tử. Hiệu quả của uá trình áp dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp có mang lại lợi ích, giá trị và hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào nhà cung cấp.
Bên cạnh đó, muốn sử dụng hóa đơn điện tử, người bán hàng, dịch vụ (gọi chung là người bán) phải đáp ứng các điều kiện sau đây:
Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 2: Lập Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
Sau khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp, doanh nghiệp lập Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Bước 3: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC. Kế tiếp, Thông báo phát hành gửi tới cơ quan thuế theo cổng thông tin điện tử.
Hiện nay, cách gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng nhanh chóng, chính xác nhất 2020 chính là doanh nghiệp cần phải chuẩn bị đủ hồ sơ thông báo phát hành và nộp đúng cách.
Một bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng đầy đủ sẽ bao gồm:
Thông báo phát hành hóa đơn theo Mẫu TB01/AC (ban hành theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC). Cần có thêm 01 bản ở ở định dạng XML.
Hóa đơn mẫu (do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp).
Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử ( Mẫu số 1 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC). Bản này phải được SCAN rồi đưa chung vào 01 bản ở định dạng word (.doc).
>> Tham khảo: Quy định sử dụng chữ ký điện tử trên hợp đồng điện tử.
Bước 4: Lập hóa đơn mẫu
Để lập hóa đơn mẫu, doanh nghiệp ký số vào hóa đơn mẫu, gửi hóa đơn điện tử mẫu theo đúng định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế.
Bước 5: Chờ phản hồi của cơ quan thuế
Bước cuối cùng, doanh nghiệp chờ quyết định của cơ quan thuế. Sau 2 ngày kể từ ngày gửi hóa đơn mẫu và thông báo phát hành hóa đơn, nếu cơ quan thuế không phản hồi, doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử.
Kết luận
Để được tư vấn triển khai phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
0 Comments:
Đăng nhận xét