Trong khoản 2, điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP ký ngày 12/9/2018 quy định rõ chứng từ như thế nào được gọi là hóa đơn điện tử?
“Hóa đơn điện tử là gì ? Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Về cơ bản, các thông tin trên hóa đơn giấy đều được thể hiện trong hóa đơn điện tử nên sẽ không có sự thay đổi đột ngột về cách kê khai. Tuy nhiên, sẽ có một vài điểm khác biệt mà kế toán cần ghi nhớ khi lập chứng từ:
- Số liên hóa đơn; Trên bản điện tử, một hóa đơn có thể gửi cho nhiều bên liên quan mà không ảnh hưởng đến bản gốc. Vì vậy số liên là không cần thiết khi dùng nền tảng số. Theo quy định, số liên được thể hiện trong mẫu số và ký hiệu hóa đơn sẽ được ghi là “0”.
- Chữ ký số: Thay vì Giám đốc phải ký tay như trước đây thì hiện nay doanh nghiệp chỉ cần sử dụng chữ ký số thay thế, không làm mất thời gian của người lãnh đạo.
- Bản kê khai đính kèm: Hóa đơn số có thể viết rất dài nên doanh nghiệp có thể tích hợp toàn bộ số liệu chi tiết vào hóa đơn, không cần kèm bản kê khai.
Trên đây chỉ là một vài điểm khác biệt nhỏ giữa chứng từ giấy và điện tử. Khi sử dụng bạn sẽ thấy có rất nhiều sự thay đổi có lợi khác cho doanh nghiệp.
Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
>> Tham khảo: Tìm hiểu về hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng Cục Thuế.
Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
- Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử hợp lệ theo Thông tư 78 phải đáp ứng điều kiện nêu tại Khoản 1, Điều 4 của Thông tư này, cụ thể:
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử gồm một chữ số tự nhiên là các số 1, 2, 3, 4, 5, 6, phản ánh loại hóa đơn điện tử tương ứng như sau:
Số 1 phản ánh hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
Số 2 phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng.
Số 3 phản ảnh hóa đơn điện tử bán tài sản công.
Số 4 phản ánh hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
Số 5 thể hiện cho tem, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử và các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử xuất sai số tiền theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Số 6 phản ánh phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
Thông tư 78/2021/TT-BTC còn quy định một số nội dung quan trọng về thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với dịch vụ ngân hàng, quy định về hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
Ký hiệu hóa đơn điện tử
Ký hiệu hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 78 là nhóm 6 ký tự bao gồm cả chữ viết và chữ số, thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử, phản ánh thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã/không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn và loại hóa đơn điện tử được sử dụng:
Ký tự đầu tiên: Là 1 chữ cái (C hoặc K), C là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Hai ký tự tiếp theo: Là hai chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử và sẽ được lấy theo 2 số cuối của năm dương lịch.
>> Tham khảo: Gzone6, KDHay, Camtruyen, Logarid, Truyenthu.
Một ký tự tiếp theo: Là một chữ cái (T, D, L, M, N, B, G, H) thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
Hai ký tự cuối: Do người bán tự ấn định tùy thuộc nhu cầu quản lý.
Kết luận
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
0 Comments:
Đăng nhận xét