Hóa đơn điện tử đem lại lợi ích thế nào so với hóa đơn tự in?

1. Hóa đơn tự in không còn phù hợp với bối cảnh hiện nay

Hóa đơn tự in là hình thức hóa đơn được áp dụng tại hầu hết các doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh.
Nhưng theo thời gian, cùng với sự phát triển vũ bão của nền kinh tế thị trường đi cùng với những yêu cầu về sự đơn giản, nhanh chóng cùng bảo mật đã khiến hóa đơn tự in dần mất đi vị thế của mình và không còn phù hợp nữa.
Các doanh nghiệp đều nhận ra rằng hình thức sử dụng hóa đơn tự in rất mất thời gian để đăng ký thực hiện. Việc lưu trữ, vận chuyển, quản lý của doanh nghiệp cũng gặp phải nhiều hạn chế và bất cập không đáng có.

2. Vì sao hóa đơn điện tử phù hợp với sự phát triển của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4

Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

• Hóa đơn xuất khẩu
• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Hóa đơn bán hàng
• Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Như vậy, có thể nói, hóa đơn điện tử ra đời nhằm thay thế cho hóa đơn giấy và giải quyết nhiều vấn đề cho doanh nghiệp.

3. Hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy tự in

Khi chuyển đổi hóa đơn tự in sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ khắc phục được các nhược điểm của hóa đơn giấy. Ngoài ra, hóa đơn điện tử cũng sẽ mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích không nhỏ:

• Khi sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 90% chi phí bỏ ra khi dùng hóa đơn tư in: Với việc sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được khoản chi phí sử dụng để chi trả cho thủ tục đăng ký, nhân sự thực hiện và chi phí in ấn hóa đơn theo quyển. Ngoài ra, chi phí cho việc vận chuyển và lưu trữ hóa đơn cũng được giảm đi đáng kể.
• Tính bảo mật cao cũng là một thế mạnh không thể bỏ qua của hóa đơn điện tử. Hoá đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, vì vậy rất khó để có thể làm giả. Đặc biệt, với hình thức hoá đơn điện tử có sử dụng mã xác thực của Tổng cục thuế, doanh nghiệp cũng như người mua sẽ hoàn toàn yên tâm bởi hóa tính bảo mật gần như tuyệt đối.
• Hóa đơn điện tử sẽ cắt giảm những khuyết điểm của hóa đơn tự in: khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể cắt giảm được chi phí sử dụng cho nhân lưc ở công việc kế toán, giải quyết công việc báo cáo, các thủ tục hành chính liên quan đến hóa đơn, thuế.
• Tránh được rủi ro làm mất hóa đơn, không phải báo cáo tình thình sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
• Nâng cao uy tín của doanh nghiệp: Người mua hàng nếu nghi ngờ hóa đơn bị làm giả có thể truy cập vào website của tổng cục thuế để tra cứu, qua đó, doanh nghiệp trong mắt người tiêu dùng sẽ trở nên đáng tin cậy hơn rất nhiều.

Với những phân tích ở trên thì việc chuyển đổi hóa đơn tự in sang hóa đơn điện tử là điều tất yếu. Chính vì lẽ đó mà các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in nên thực hiện việc chuyển đổi hình thức hóa đơn điện tử càng sớm càng tốt để có thể nhận được những lợi ích tối đa cũng như sự hỗ trợ của cơ quan thuế trong thời gian này.

Kết luận

Để được tư vấn và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/