Thời điểm lập hóa đơn điện tử là một trong những quy định quan trọng nhất về hóa đơn, chứng từ, nhằm đảm bảo tính kịp thời, chính xác của dữ liệu thuế và tránh gian lận.
Quy định này được nêu rõ tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP hiệu lực từ 01/06/2025).
Đến tháng 3/2026, đây vẫn là khung pháp lý chính, kết hợp với Thông tư 32/2025/TT-BTC và các hướng dẫn từ Tổng cục Thuế.
Bộ Tài chính đang lấy ý kiến dự thảo sửa đổi Điều 9 để cho phép lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày/tháng ở một số lĩnh vực, nhằm giảm quá tải hệ thống hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Quy định về dữ liệu hóa đơn điện tử.
1. Nguyên tắc chung về thời điểm lập hóa đơn
Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP):
- Bán hàng hóa (bao gồm bán, chuyển nhượng tài sản công, bán hàng dự trữ quốc gia): Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Cung cấp dịch vụ (bao gồm dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài): Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp, phải lập hóa đơn ngay tại thời điểm thu tiền.
- Xuất khẩu hàng hóa (bao gồm gia công xuất khẩu): Thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định hải quan.
Nguyên tắc cốt lõi: Hóa đơn phải lập ngay khi phát sinh nghĩa vụ thuế, đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử được truyền kịp thời cho cơ quan thuế, hỗ trợ khai thuế tự động và chống thất thu.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Thời điểm lập hóa đơn trong các trường hợp đặc thù (khoản 4 Điều 9)
Đối với giao dịch số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần đối soát dữ liệu, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Các trường hợp áp dụng bao gồm:
- Cung cấp điện (ngừng/cấp lại), nước, viễn thông, truyền hình, quảng cáo truyền hình.
- Dịch vụ hỗ trợ vận tải hàng không, đường sắt, logistic, công nghệ thông tin.
- Dịch vụ ngân hàng (trừ cho vay), chứng khoán, xổ số điện toán, chuyển tiền quốc tế, thu phí đường bộ.
- Dịch vụ thương mại điện tử, bưu chính, chuyển phát (bao gồm đại lý, thu hộ).
- Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Đối với dịch vụ cung cấp theo kỳ (tháng): Lập hóa đơn cho toàn bộ dịch vụ từ ngày đầu đến ngày cuối tháng, với ngày lập là ngày cuối cùng của tháng dương lịch.
>> Tham khảo: Nghị định 68/2026/NĐ-CP: Hộ kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ đồng phải dùng hóa đơn điện tử.
3. Dự thảo sửa đổi lớn năm 2026: Cho phép lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày/tháng
Từ đầu 2026, hệ thống hóa đơn điện tử đối mặt nguy cơ quá tải nghiêm trọng do lượng giao dịch tăng vọt (dự kiến gấp nhiều lần công suất thiết kế).
Để giảm áp lực hạ tầng và chi phí tuân thủ, Bộ Tài chính công bố dự thảo Nghị định sửa đổi, bổ sung Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (lấy ý kiến từ 06/02/2026), đề xuất bổ sung điểm s khoản 4 Điều 9:
- Cho phép lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày hoặc cuối tháng đối với các lĩnh vực có tần suất giao dịch lớn, khách hàng là cá nhân không kinh doanh, và đơn vị có hệ thống phần mềm kiểm soát chi tiết từng giao dịch.
Các lĩnh vực dự kiến áp dụng: Ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, ví điện tử (chuyển tiền), dịch vụ ngừng/cấp điện, trông giữ xe, chiếu phim, thương mại điện tử (bao gồm bưu chính, vận chuyển cho sàn TMĐT), vận tải hành khách công cộng (xe buýt, taxi dùng phần mềm).
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Điều kiện: Phải có hệ thống quản lý dữ liệu chi tiết; nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn riêng lẻ, vẫn phải lập từng hóa đơn.
Dự thảo có thể hiệu lực hồi tố từ 01/06/2025 (thời điểm Nghị định 70), dự kiến ban hành quý I hoặc II/2026.
4. Thời điểm lập hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Từ 01/06/2025 (mở rộng 2026), hộ kinh doanh/doanh nghiệp doanh thu ≥1 tỷ đồng/năm hoặc lĩnh vực chỉ định phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối thuế.
Thời điểm lập: Ngay khi hoàn thành giao dịch (thời gian thực hoặc định kỳ), dữ liệu tự động chuyển cho cơ quan thuế. Không bắt buộc chữ ký số hiển thị trên hóa đơn in.
>> Tham khảo: Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế TNCN 2026.
5. Xử phạt vi phạm thời điểm lập hóa đơn
Từ 16/01/2026, Nghị định 310/2025/NĐ-CP quy định phạt nghiêm khắc:
- Lập hóa đơn không đúng thời điểm: Phạt 500.000 - 70 triệu đồng tùy số lượng hóa đơn và mức độ (cảnh cáo đến phạt cao nếu nghiêm trọng).
- Lập hóa đơn lùi ngày: Không được phép, bị coi là vi phạm nghiêm trọng, phạt tương tự.
Doanh nghiệp cần tránh lập hóa đơn sai thời điểm để tránh rủi ro kiểm tra thuế.
>> Tham khảo: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử.
6. Ý nghĩa và lưu ý áp dụng
Quy định thời điểm lập hóa đơn giúp đồng bộ dữ liệu thuế, hỗ trợ khai thuế tự động (từ hóa đơn điện tử kết nối). Doanh nghiệp/hộ kinh doanh cần:
- Cập nhật phần mềm hóa đơn (Thái Sơn Einvoice.) để tự động hóa thời điểm lập.
- Theo dõi dự thảo sửa đổi (có thể thay đổi lớn về hóa đơn tổng).
- Tra cứu tại cổng https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
Thời điểm lập hóa đơn không chỉ là thủ tục mà còn là yếu tố then chốt đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế trong kỷ nguyên số. Việc tuân thủ giúp giảm chi phí, tránh phạt và hỗ trợ quản lý kinh doanh hiệu quả.
>> Tham khảo: Biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ: CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
.jpg)
0 Comments:
Đăng nhận xét