Hóa đơn điện tử đang là chủ đề được quan tâm đặc biệt bởi các doanh nghiệp bởi thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử đang đến rất gần. Thực tế rằng các yếu tố kĩ thuật thực sự không mấy hấp dẫn đối với các bạn đang làm trong lĩnh vực kế toán và kiểm toán nên đội ngũ phát triển nội dung của chúng tôi sẽ cố gắng đơn giản các thuật ngữ về mặt kĩ thuật nhằm cung cấp đến độc giải những bài viết tổng hợp nhất về một chủ đề. Bài viết hôm nay của chúng tôi sẽ giúp quý độc giả giải đáp tất cả các thắc mắc về phần mềm đọc hóa đơn điện tử đuôi XML.
1. XML là gì?
XML (Extensible Markup Language) là ngôn ngữ đánh dấu mở rộng. Đây là một dạng ngôn ngữ đánh dấu, có chức năng truyền dữ liệu và mô tả nhiều loại dữ liệu khác nhau.2. Tại sao hóa đơn điện tử sử dụng định dạng XML
Mục đích chính của XML là đơn giản hóa việc chia sẻ dữ liệu giữa các platform và các hệ thống được kết nối với mạng Internet. XML có tác dụng rất lớn trong việc chia sẻ, trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống đặc biệt là trong lĩnh vực hóa đơn điện tử.3. Phần mềm nào giúp đọc hóa đơn điện tử đuôi XML
Để đọc hóa đơn điện tử đuôi XML, doanh nghiệp cần cài đặt phần mềm đọc file XML. Phần mềm đọc file XML có tên là Intaxviewer có ưu điểm là được sử dụng hoàn toàn miễn phí và dễ dàng tải phần mềm từ trên google. Đây là phần mềm có thiết kế đơn giản với giao diện thân thuộc người dùng có thể dễ dàng sử dụng.Thao tác thực hiện các tính năng khá đơn giản, người dùng có thể tiết kiệm được thời gian và tránh được nhiều sai sót khi thực hiện. Các bản mới ra sẽ khắc phục được những hạn chế trước đó, nên người dùng có thể liên tục cập nhật bản ứng dụng mới nhất.
Tuy nhiên, đi kèm với những ưu điểm nổi trội thì phần mềm đọc hóa đơn điện tử đuôi XML chỉ hỗ trợ sử dụng trên hệ điều hành windows.
4. Làm thể nào để nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử
4.1. Lưu trữ hóa đơn
Do tính chất là định dạng đuôi XML nên việc lưu trữ hóa đơn có thể thực hiện lưu trên hệ thống cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp hoặc của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn diện tử.Căn cứ theo luật Kế toán số 88/2015/QH13, Thông tư 32/2011/TT-BTC, một trong những quy định về hóa đơn điện tử quan trọng nhất, doanh nghiệp có thể tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử. Cụ thể:
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Khi lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử thời hạn 10 năm theo quy định của Luật Kế toán. Nếu hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian cũng phải thực hiện lưu trữ thời hạn như trên.
Doanh nghiệp là đơn vị kế toán, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra bút nhớ, đĩa CD và DVD, đĩa cứng ngắn ngoài, đĩa cứng gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.
Doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để được tư vấn cụ thể về việc cài đặt chương trình đọc hóa đơn hay cách nhận và lưu trữ hóa đơn.
4.2. Nhận hóa đơn điện tử
Để xem hóa đơn điện tử, người sử dụng cần liên hệ với Nhà phát hành hóa đơn điện tử để được hướng dẫn và có được ứng dụng xem hóa đơn điện tử. Thông thường, người dùng không cần cài thêm ứng dụng gì mà chỉ cần truy cập vào web tra cứu hóa đơn của nhà phát hành. Để xem được hóa đơn điện tử trên website khác hàng cần máy tính, điện thoại có kết nối Internet, Internet Explorer, Google chorme, Fire Fox, thông tin tài khoản truy cập website.Trường hợp khách hàng muốn xem trên máy tính, laptop (máy tính xách tay), các thiết bị số như máy tính bảng, smart phone hoặc xem bản hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thì cần cài đặt thêm các chương trình như: giải nén Winrar, hoặc dùng tính năng giải nén của Windows dùng để giải nén file nén .zip, và các chương trình đọc file XML như phần mềm Intaxviewer.
Với những khách hàng muốn nhận hóa đơn dưới dạng giấy thì bên bán có thể in hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT, ký tên, đóng dấu đỏ và gửi cho khách hàng và chỉ được in 1 lần duy nhất, bản thứ 2 trở đi không có giá trị pháp lý.
5. Kết luận
Tóm lại, bài viết hôm nay của Doanh nghiệp 4.0 đã đi qua những nội dung chính sau:- XML là gì?
- Tại sao hóa đơn điện tử sử dụng định dạng XML
- Phần mềm nào giúp đọc hóa đơn điện tử đuôi XML
- Làm thể nào để nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử
Hy vọng rằng bài viết của Doanh nghiệp 4.0 đã đem đến cho quý độc giả những thông tin hữu ích.
Để nhận tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
0 Comments:
Đăng nhận xét