Update điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất

Bài viết nhằm cập nhật những điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất đến với quý độc giả.

1. Đối với các tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử với các tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử đã được quy định rất rõ tại Khoản 2 Điều 4 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Muốn sử dụng hóa đơn điện tử, người bán hàng, dịch vụ (gọi chung là người bán) phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
• Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
• Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Những điều kiện này nhằm đảm bảo tính minh bạch, an toàn và bảo mật trong suốt quá trình doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử.

2. Đối với các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Đối với các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp, tổ chức sau khi đáp ứng đầy đủ các quy định nêu trên cần lựa chọn cho mình đơn vị cung cấp dịch vụ đạt chuẩn, uy tín theo các quy định của pháp luật.

Cụ thể, tại Điều 23 Thông tư số 68/2019/TT-BTC mới được Bộ Tài chính ban hành ngày 30/9/2019 đã quy định rất rõ điều kiện của một tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử:

• Về chủ thể: Có kinh nghiệm trong việc xây dựng giải pháp công nghệ thông tin và giải pháp trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức. cụ thể:
• Có tối thiểu 05 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
• Đã triển khai hệ thống, ứng dụng công nghệ thông tin cho tối thiểu 10 tổ chức.
• Đã triển khai hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử giữa các chi nhánh của doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
• Về tài chính: Có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị trên 5 tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ. 
• Về nhân sự:
• Có tối thiểu 20 nhân viên kỹ thuật trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin, trong đó có nhân viên có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, quản trị cơ sở dữ liệu.
• Có nhân viên kỹ thuật thường xuyên theo dõi, kiểm tra 24h trong ngày và 7 ngày trong tuần để duy trì hoạt động ổn định của hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Về kỹ thuật:
• Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật, quy trình sao lưu dữ liệu tại trung tâm dữ liệu chính theo quy định tại mục d, khoản 1 Điều 32 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
• Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật dự ph ng đặt tại trung tâm dự ph ng cách xa trung tâm dữ liệu chính tối thiểu 20km sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính gặp sự cố.
• Kết nối trao đổi dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế phải đáp ứng yêu cầu: kết nối với cơ quan thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 2 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 10 Mbps; sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối; sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu

Tất cả các yêu cầu trên được áp dụng với các tổ chức cung cấp dịch vụ truyền, nhận dữ liệu hóa đơn điện tử, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Một trong những nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín nhất hiện nay mà các tổ chức, doanh nghiệp nên sử dụng là Công ty phát triển Công nghệ Thái Sơn với dịch vụ hóa đơn điện tử E-invoice hiện đang là phổ biến nhất trong khối các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài FDI.

Nguồn tham khảo: http://hoadondientu.edu.vn