Định nghĩa về bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Nếu như bạn đang tìm kiếm câu trả lời cho câu hỏi về bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì? Thì bài viết này chính là dành cho bạn. Hôm nay, Doanh Nghiệp 4.0 trân trọng gửi đến quý độc giả bài viết giới thiệu những khái niệm về bản thể hiện của hóa đơn.

1. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?

Muốn biết bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì, trước hết bạn cần phải hiểu rõ định nghĩa hóa đơn điện tử.

“Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.” Đây là định nghĩa đã được giải thích tại Khoản 2 Điều 3 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ.

Theo đó, các doanh nghiệp bán hàng khi lưu trữ hóa đơn điện tử cần phải lưu đồng thời cả file định dạng PDF và XML. Trong đó, file XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi còn file PDF là bản thể hiện nội dung của hóa đơn điện tử, tương ứng như một tờ hóa đơn điện tử thông thường.

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Ngoài ra, một số trường hợp nhằm phục vụ cho việc lưu trữ chứng từ kế toán, chứng minh xuất xứ nguồn gốc,… bên mua và bên bán được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Khi này, hóa đơn giấy cũng được hiểu là bản thể hiện của hóa đơn điện tử.

Như vậy, bản thể hiện của hóa đơn điện tử là bản thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng tương đương một tờ hóa đơn thông thường. 

2. Bản thể hiện hóa đơn điện tử cần đáp ứng yêu cầu gì?

Sau khi đã hiểu bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì thì bạn cũng cần biết một bản thể hiện hóa đơn thì cần đáp ứng những yêu cầu gì.

Bởi mang bản chất là bản thể hiện nội dung của hóa đơn điện tử nên các bản thể hiện hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu nội dung đối với hóa đơn điện tử thông thường.

Cụ thể, bản thể hiện hóa đơn điện tử cần đáp ứng những yêu cầu sau:

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Đối với bản thể hiện hóa đơn điện tử dạng giấy, hóa đơn cần có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, đồng thời có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Để cập nhật thường xuyên các tin tức về hóa đơn điện tử và các thông tin khác về nghề Kế Toán - Kiểm Toán, hãy follow fanpage của Doanh Nghiệp 4.0 tại:

Fanpage: Nghề kế toán - kiểm toán