Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ và nộp cho cơ quan thuế. Quý doanh nghiệp có thể làm theo hướng dẫn trong bài viết ngay sau đây.
Hồ sơ bao gồm:
Doanh nghiệp cần chú ý rằng Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu phải được SCAN và được gộp chung vào một bản dưới định dạng word (.doc). Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bản Thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML và Chữ ký số (Token).
Để tạo Thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML, doanh nghiệp đăng nhập vào phần mềm HTKK (phiên bản mới nhất 3.8.6) và thực hiện tuần tự:
Sau khi đã đăng ký xong, doanh nghiệp nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử bằng cách chọn mục Tờ khai/ Tải lên và chọn file thông báo định dạng XML.
Chọn File Word (file gộp bản SCAN Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu) đính kèm và ký nộp.
Để thực hiện điều này, truy cập trang tracuuhoadon.gdt.gov.vn, nếu hiện đầy đủ thông tin hóa đơn thì có nghĩa là doanh nghiệp đã được phép sử dụng hóa đơn đó. Nếu không hiện đầy đủ thông tin hóa đơn thì doanh nghiệp phải in bản cứng để nộp trực tiếp cho Cơ quan Thuế.
Doanh nghiệp cũng cần chú ý KHÔNG được phép sử dụng hóa đơn trước khi hoàn tất thông báo phát hành hóa đơn để tránh bị xử phạt hành chính.
Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, hoặc đã thành lập một thời gian nhưng chưa phát hành hóa đơn thì Chi cục Thuế sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng doanh nghiệp. Các doanh nghiệp đã từng sử dụng hóa đơn giấy hoặc tự in sẽ không cần thông qua bước này
1. Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Bước đầu tiên doanh nghiệp cần thực hiện là chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng.Hồ sơ bao gồm:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01, Phụ lục Thông tư 32)
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu (Mẫu số 02, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)
- Hóa đơn mẫu (được cung cấp bởi nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử)
Doanh nghiệp cần chú ý rằng Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu phải được SCAN và được gộp chung vào một bản dưới định dạng word (.doc). Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bản Thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML và Chữ ký số (Token).
Để tạo Thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML, doanh nghiệp đăng nhập vào phần mềm HTKK (phiên bản mới nhất 3.8.6) và thực hiện tuần tự:
- Chọn mục Hóa đơn
- Chọn mục Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)
- Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành
- Chọn “Kết xuất XML”
2. Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng file XML
Doanh nghiệp sử dụng trình duyệt truy cập vào địa chỉ nhantokhai.gdt.gov.vn, sau đó đăng nhập hệ thống theo MST của Doanh nghiệp.- Chọn Tài khoản => Đăng ký thêm tờ khai
- Chọn Thông báo phát hành hóa đơn => Tiếp tục
Sau khi đã đăng ký xong, doanh nghiệp nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử bằng cách chọn mục Tờ khai/ Tải lên và chọn file thông báo định dạng XML.
3. Nộp Quyết định sử dụng HĐĐT, Thông báo phát hành HĐĐT và Hóa đơn mẫu bản Word
Sau khi tải lên Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua website: nhantokhai.gdt.gov.vn. Doanh nghiệp vào mục Tra cứu/ TB01/AC - Thông báo phát hành hóa đơn.Chọn File Word (file gộp bản SCAN Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu) đính kèm và ký nộp.
4. Kiểm tra thông tin phát hành hóa đơn
Sau 02 ngày kể từ khi đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần kiểm tra lại tình trạng phát hành.Để thực hiện điều này, truy cập trang tracuuhoadon.gdt.gov.vn, nếu hiện đầy đủ thông tin hóa đơn thì có nghĩa là doanh nghiệp đã được phép sử dụng hóa đơn đó. Nếu không hiện đầy đủ thông tin hóa đơn thì doanh nghiệp phải in bản cứng để nộp trực tiếp cho Cơ quan Thuế.
5. Một số lưu ý khác
Kể từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có thay đổi về nội dung và hình thức phát hành, doanh nghiệp không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn.Doanh nghiệp cũng cần chú ý KHÔNG được phép sử dụng hóa đơn trước khi hoàn tất thông báo phát hành hóa đơn để tránh bị xử phạt hành chính.
Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, hoặc đã thành lập một thời gian nhưng chưa phát hành hóa đơn thì Chi cục Thuế sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng doanh nghiệp. Các doanh nghiệp đã từng sử dụng hóa đơn giấy hoặc tự in sẽ không cần thông qua bước này
Kết luận
Hy vọng bài viết từ đội ngũ phát triển nội dung của Doanh Nghiệp 4.0 đã đem đến những thông tin hữu ích đến quý độc giả.
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
