Theo Luật Kế toán và luật giao dịch điện tử thì bên bán và bên mua vẫn cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử đúng thời gian được quy định bởi pháp luật để ghi sổ kế toán, lập các báo cáo tài chính và sử dụng vào các mục đích hợp pháp khác.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Đối với bên mua, việc lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ giúp tăng phần chủ động, tránh tình trạng phải quá phụ thuộc vào website hay phần mềm hóa đơn điện tử của bên bán.
Thông thường khi tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, bên mua cũng như bên bán sẽ phải lưu trữ đồng thời cả 2 file là PDF và XML. Trong đó:
File XML là file chứa dữ liệu toàn bộ hóa đơn điện tử, có giá trị pháp lý (chỉ khi chưa bị sửa đổi).
File PDF là file thể hiện nội dung nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, tương đương như một tờ hóa đơn thông thường và không có giá trị pháp lý.
Hóa đơn điện tử có thể được lưu trữ trên hệ thống của doanh nghiệp hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đạt chuẩn theo quy định.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Căn cứ vào Khoản 2, Điều 11, Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính, để đảm bảo tính hợp cho việc lưu trữ hóa đơn điện tử nói chung và thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử nói riêng thì các hóa đơn khi lưu trữ phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
- Nội dung của hóa đơn điện tử được lưu trữ phải có thể truy cập và sử dụng được mỗi khi cần tham chiếu.
- Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép. Đồng thời phải thể hiện chính xác nội dụng hóa đơn điện tử gốc.
- Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo cách thức nhất định, có thể xem được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn điện tử lưu trữ phải đảm bảo tính toàn vẹn thông tin trong hóa đơn điện tử từ khi được tạo ra.
Chỉ khi đáp ứng các điều kiện quy định trên thì hóa đơn điện tử lưu trữ mới đảm bảo hợp pháp.
>> Tham khảo: Hướng dẫn ba bước xử lý trường hợp để mất hóa đơn đầu vào.
Lưu ý rằng, hóa đơn điện tử dùng đã được áp dụng công nghệ hiện đại nhưng trong quá trình lưu trữ vẫn có thể xảy ra rủi ro mất dữ liệu hóa đơn do bị xóa hoặc bị virus xâm nhập.
Do đó, các tổ chức, doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn những nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, được Cục thuế lựa chọn như phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft.
Thái Sơn có hơn 21 năm trong lĩnh vực phần mềm và đã khá nổi tiếng với những sản phẩm của mình như Ecus, Ebh hay Cloud Office…
Đối với phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, Thái Sơn đã có bề dày kinh nghiệm hình thành trong nhiều năm khi phục vụ nhiều đối tượng khách hàng trong nước cũng như doanh nghiệp quốc tế đang đầu tư tại Việt Nam (FDI).
Kinh nghiệm triển khai thành công cho nhiều loại hình doanh nghiệp với nhu cầu đa dạng và công nghệ khác nhau là một sự đảm bảo cho chất lượng triển khai dịch vụ nhanh chóng và ổn định của Công ty Thái Sơn.
>> Tham khảo: Thuế VAT hàng xuất khẩu, nhập khẩu năm 2023 quy định như thế nào?
Trải qua 20 năm thành lập và phát triển, ThaisonSoft hiện là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực phần mềm dịch vụ công tại Việt Nam và từng 3 năm liền đạt giải Sao Khuê.
ThaisonSoft vinh dự là một trong 6 đơn vị đầu tiên được Cục trưởng Cục thuế thành phố Hà Nội cấp phép thí điểm đầu tiên trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử có mã xác thực tại Việt Nam từ 2015 (Quyết định 58333/QĐ-CT năm 2015).
Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã được tin dùng sử dụng dịch vụ hoá đơn điện tử bởi hơn 100.000 doanh nghiệp. Trong đó nổi bật có thể kể đến: tập đoàn Coca Cola, Grab, tập đoàn Golden Gate, Toyota,…
Sản phẩm “Hoá đơn điện tử E-invoice” của ThaisonSoft hiện nay đang là một trong những phần mềm hoá đơn điện tử được triển khai sử dụng phổ biến và hiệu quả nhất tại Việt Nam. Phần mềm E-invoice có nhiều ưu điểm về đảm bảo pháp lý và phù hợp với đặc thù kinh doanh của hầu hết các doanh nghiệp như:
Dễ dàng quản lý, chống gian lận.
Thao tác cài đặt đơn giản, sử dụng dễ dàng.
Có thể thiết kế mẫu hoá đơn điện tử cá nhân hoá theo yêu cầu cho từng doanh nghiệp đảm bảo đầy đủ thông tin theo tiêu chuẩn.
>> Tham khảo: Điều kiện đảm bảo pháp lý chữ ký điện tử trên hợp đồng.
Cổng kí tiện dụng: một chữ ký số mã hoá có thể sử dụng cho nhiều hoá đơn
Trên hết, đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng của ThaisonSoft luôn sẵn sàng phục vụ 24/7, đảm bảo việc kinh doanh và hoạt động của khách hàng không bị gián đoạn do các sự cố rủi ro khi sử dụng sản phẩm.
Từ ngày 1/7/2022, Chính phủ đã có quy định về việc bắt buộc sử dụng dịch vụ hoá đơn điện tử áp dụng cho mọi doanh nghiệp tại Việt Nam khi mua bán hàng hoá – dịch vụ (Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC).
Kết luận
Để nhận tư vấn về hóa đơn điện tử và phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
0 Comments:
Đăng nhận xét