Căn cứ theo quy định tại Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử chuyển đổi thành chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu trữ, ghi sổ và theo dõi theo quy định pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực trong thanh toán,giao dịch.
Tuy nhiên, trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sẽ được sử dụng để giao dịch, thanh toán.
Trong trường hợp này, hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có thể được sử dụng để thực hiện kê khai thuế nếu hóa đơn chuyển đổi là hợp pháp, đảm bảo các điều kiện sau:
Đảm bảo nguyên vẹn thông tin giữa hóa đơn điện tử chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Đầy đủ thông tin họ tên, chữ ký và con dấu của người thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn.
Có ký hiệu xác nhận việc chuyển đổi.
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định về hóa đơn điện tử chuyển đổi.
Ngoài ra, việc kê khai thuế bằng hóa đơn điện tử về cơ bản được thực hiện tương tự như với hóa đơn giấy.
Điểm khác khi kê khai thuế hóa đơn điện tử so với kê khai thuế bằng hóa đơn giấy: Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì sẽ không bắt buộc phải kê khai hóa đơn điện tử bán ra mà chỉ cần kê khai đầy đủ hóa đơn mà doanh nghiệp mua vào.
Đồng thời, kê khai thuế bằng hóa đơn điện tử cho phép doanh nghiệp thực hiện hoàn toàn trực tuyến trên các thiết bị điện tử có kết nối mạng mà không cần phải trực tiếp đến cơ quan thuế. Nhờ đó, kế toán giảm thiểu đáng kể thời gian, công sức và chi phí cho các thủ tục hành chính.
>> Tham khảo: Tổng hợp quy định về kiểm toán.
Thông thường, các doanh nghiệp thường sử dụng hóa đơn điện tử trong các trường hợp lưu trữ chứng từ kế toán hoặc làm căn cứ xác minh nguồn gốc của hàng hóa.
Với trường hợp lưu thông hàng hóa, mặc dù cơ quan chức năng có thể tra cứu nội dung hóa đơn điện tử thông qua cổng thông tin của Tổng cục thuế, nhiều doanh nghiệp vẫn in hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để tránh trường hợp xảy ra sự cố bất khả kháng về đường truyền hay thiết bị mạng.
Điều này giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro hàng hóa chậm lưu thông gây ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh.
Bên cạnh đó, mặc dù hóa đơn điện tử có thể sử dụng để thực hiện các nghiệp vụ kế toán như khấu trừ thuế và tính vào chi phí, nhiều doanh nghiệp vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn chuyển đổi để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Cụ thể, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, tuy nhiên chỉ được thực hiện 01 lần.
Hóa đơn chuyển đổi để phục vụ quá trình lưu thông hàng hóa phải có đầy đủ chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Bên cạnh đó, người mua, người bán cũng được phép sử dụng hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để phục vụ công tác lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán.
Hóa đơn chuyển đổi để phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng điều kiện hóa đơn được phép chuyển đổi, điều kiện để hóa đơn có giá trị pháp lý và yêu cầu về ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi.
>> Tham khảo: Ưu điểm của biên lai điện tử là gì?
Doanh nghiệp cũng cần chú ý lưu trữ dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như USB, CD, DVD, ổ cứng…hoặc sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu hóa đơn điện tử.
Kết luận
Quý độc giả có nhu cầu được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
0 Comments:
Đăng nhận xét