Áp dụng hóa đơn điện tử trong tra cứu hóa đơn tiền nước

1. Giải pháp hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.
Hóa đơn điện tử bao gồm :

• Hóa đơn xuất khẩu
• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Hóa đơn bán hàng
• Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Phần mềm hóa đơn điện tử là công cụ để giúp các doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn trên môi trường điện tử gồm có:

• Tạo lập.
• Lưu trữ.
• Tra cứu
• Gửi cho khách hàng.
• Kê khai thuế và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với Cơ quan Thuế.

2. Ưu điểm của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được xem là hình thức quản lý chứng từ hiện đại và sẽ trở nên phổ biến trong tương lai nhờ những ưu điểm sau:

• Tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn.
• An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
• Tiết kiệm thời gian ,giảm thiểu các thủ tục hành chính
• Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như : email. sms,…

3. Tình hình triển khai hóa đơn điện tử trong kinh doanh nước sạch

Thực hiện chủ trương của Chính Phủ, khu vực Hà Nội đặc biệt là các đơn vị cung cấp nước sạch đã tiên phong trong công tác chuyển đổi hóa đơn tiền nước từ giấy sang điện tử. Đã có nhiều công ty chính thức phát hành hóa đơn điện tử vào năm 2018, cho đến nay hầu hết các nhà cung cấp nước sạch đều dùng hình thức hóa đơn điện tử.
So với việc nhận hóa đơn giấy như trước, khách hàng sẽ nhận giấy biên nhận tiền nước. Sau đó truy cập vào địa chỉ website chăm sóc khách hàng của các công ty cung ứng nước cho mình để xem và tải hóa đơn nếu có nhu cầu. Ngoài ra, trong quá trình phát hành, điều chỉnh, thay thế, hủy hóa đơn, cũng như các dịch vụ hỗ trợ thông báo chăm sóc khách hàng như gửi email, sms thông báo cho khách hàng trên di động cho khách hàng có thể tự tra cứu chỉ số, hóa đơn …
Ngoài những lợi ích kể trên, các đơn vị cung ứng nước còn tiết kiệm được sức lao động. Nhân viên thu tiền nước không còn phải đến kiếm tra số nước trên đồng hồ rồi chuển thông tin về và sau đó mới phát phiếu phông báo thu tiền nước. Vì với hóa đơn điện tử, khi chốt số nước thì nhân viên không cần phải đến trực tiếp các hộ gia đình mà gửi qua số di động, Email. Việc tra cứu hóa đơn điện tử hoặc tải về để lưu trữ phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng. Khách hàng có thể tự in hóa đơn điện tử tiền nước để lưu trữ khi cần.
Ngoài mang lại giá trị, tiện ích cho khách hàng, sử dụng hóa đơn điện tử cho ngành nước còn là lựa chọn tối ưu hóa quản trị tại doanh nghiệp. Đầu tiên phải kể đến là khả năng quản lý thông tin khách hàng bằng công cụ điện tử. Thông qua phương tiện điện tử giúp chuyên nghiệp hóa, thuận tiện cho công việc thu thập dữ liệu số, phát hành hóa đơn điện tử từ đó giúp tra cứu dễ dàng, quản lý và kiểm soát chặt chẽ hơn.
Với khả năng tích hợp và truyền dẫn dữ liệu vào các phần mềm hay hệ thống quá lý doanh nghiệp tiên tiến như SAP, ERP, CRM giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ sử dụng kết hợp với lượng khách hàng để đưa ra hướng phát triển cho doanh nghiệp phù hợp.
Nhà quản lý sẽ giải quyết được bài toán chi phí về in ấn, lưu trữ bằng hóa đơn điện tử. Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn là bước đệm để doanh nghiệp hiện đại hóa tiện ích, hiệu quả công việc. Từ đó mang lại lợi nhuân, giảm thiểu chi phí và tối ưu được sức lao động cho nhân viên.
Ngoài khu vực Hà Nội thì hiện nay, khu vực miền nam đặc biệt là TP. Hồ Chí Minh, các đơn vị cấp nước đã nhanh chóng triển khai hóa đơn điện tử. Bằng cách kết hợp với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để hoàn thiện các yêu cầu đặc thù mà doanh nghiệp đề ra.
Thời gian gần đây, khu vực Tp. Hồ Chí Minh gồm công ty Cấp nước Gia Định, Công ty Cấp nước Nhà Bè đã hoàn thiện hệ thống phần mềm hóa đơn điện từ. Thái Sơn đã đáp ứng nhu cầu xuất hóa đơn liên tục bằng hệ thống đạt tiêu chuẩn. Mang lại cho các đơn vị cấp nước giải pháp vượt trội, truyền nhận dữ liệu giữa nhiều điểm xuất hóa đơn tới các phần mềm quản lý. Hỗ trợ nhà cung cấp gửi và xác nhận hóa đơn qua Email, SMS. Có thể ký số cho nhiều hóa đơn cùng một lúc.

Kết luận

Hy vọng rằng  bài viết từ Doanh Nghiệp 4.0 đã đem đến những nội dung hữu ích đến quý độc giả.
Để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/