Hóa đơn điện tử là một trong những phương thức quản lý tiên tiến và đang dần phổ biến trong xã hội. Chính vì thế, ngày càng nhiều những câu hỏi được gửi tới Doanh Nghiệp 4.0 trong những ngày vừa qua. Đội ngũ phát triển nội dung của Doanh Nghiệp 4.0 đã rất nỗ lực để trả lời quý độc giả nhưng không thể đáp ứng số câu hỏi quá lớn. Chính vì thế, trong những ngày qua, chúng tôi đã tổng hợp được 10 câu hỏi phổ biến nhất về hóa đơn điện tử. Sau đây là phần giải đáp chi tiết đến từ đội ngũ phát triển nội dung của Doanh nghiệp 4.0.
1. Căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử là gì?
Việc sử dụng và triển khai thí điểm hóa đơn điện tử được xây dựng trên các căn cứ pháp lý sau:
1.1. Các văn bản do Chính phủ ban hành
- Luật Giao dịch điện tử 2005.
- Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ về thương mại điện tử.
- Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
- Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.
- Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ.
1.2. Các văn bản do Bộ tài chính ban hành
- Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Thông tư 32 về hóa đơn điện tử
- Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử
2. Chữ ký điện tử và chứng thư số là gì?
- Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó; có thể được hiểu như con dấu điện tử của một doanh nghiệp.
- Chữ ký điện tử là một phần không thể tách rời của HĐĐT giúp xác thực HĐĐT đó là của đơn vị điện lực phát hành.
- Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.
- Chứng thư điện tử sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử, đảm bảo:
- Chống từ chối bởi người ký.
- Đảm bảo tính toàn vẹn của HĐĐT trong qua trình lưu trữ, truyền nhận.
- Chứng thư điện tử có thời hạn hiệu lực và có thể bị hủy bỏ hoặc thu hồi bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thư điện tử.
3. Hóa đơn điện tử có liên không?
Hóa đơn điện tử chỉ có một bản duy nhất nên không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan thuế cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn điện tử duy nhất.
4. Để xem được hóa đơn điện tử sau khi tải về máy tính tôi phải làm gì?
- Sau khi khách hàng đã tải về hóa đơn điện tử dưới dạng file nén (.zip), khách hàng vui lòng làm theo các bước sau để mở hóa đơn:
- Giải nén file .zip vừa tải về
- Vào thư mục vừa giải nén, kích chuột phải vào file hóa đơn có đuôi .xml
- Bạn có thể dùng trình duyệt web IE để xem hóa đơn bằng cách: chọn Open with và chọn Internet Explorer (IE), trường hợp IE ko hiển thị, thì khách hàng chọn Browse để tìm IE.
- Sau khi kích chọn xong hóa đơn sẽ tự động hiển thị lên cho khách hàng xem
- Ngoài ra khi sử dụng phần mềm E-Invoice của công ty Thái Sơn cung cấp, trong email mà khách hàng nhận được có đính kèm Hướng dẫn chi tiết cách xem hóa đơn và các văn bản pháp lý liên quan đến hóa đơn điện tử giúp khách hàng khi nhận được hóa đơn điện tử qua email sẽ yên tâm chấp nhận hóa đơn điện tử không còn hoài nghi, thắc mắc. Khách hàng chỉ cần click vào đường dẫn Xem hướng dẫn chi tiết là file Hướng dẫn sẽ được tải về máy, khách hàng mở file vừa tải và làm theo các bước như trong hướng dẫn là có thể xem được hóa đơn.
5. Để xem được hóa đơn điện tử tôi có cần phải cài đặt thêm phần mềm gì nữa không?
- Để xem được hóa đơn điện tử, máy tính của khách hàng nếu chưa có thì cần cài đặt thêm các chương trình như:
- Chương trình giải nén Winrar, hoặc dùng tính năng giải nén của Windows dùng để giải nén file nén .zip,
- Chương trình đọc file PDF có thể là Foxit Reader, Adobe Reader, …để xem hóa đơn điện tử chuyển đổi dưới dạng file PDF.
- Khách hàng cần cài đặt phần mềm Foxit Reader, Adobe Reader,… để xem hóa đơn điện tử có dạng file PDF
6. Khi phát hiện thông tin hóa đơn điện tử bị sai sót (thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa, giá cả,…) tôi phải làm gì?
Trong trường hợp khách hàng phát hiện ra có sai sót trong hóa đơn được nhận, khách hàng cần:
- Liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để xử lý các sai sót của hóa đơn
- Nếu trường hợp bên mua hàng cần sử dụng hóa đơn để khai báo thuế, bên mua cần phối hợp với bên bán để đưa ra phương án xử lý phù hợp:
- Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký và dấu của hai bên
- Lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế hoặc xóa bỏ hóa đơn
7. Khách hàng (bên mua) có cần phải lưu trữ hóa đơn ở dạng giấy không?
Khách hàng sau khi mua hàng sẽ được bên bán gửi cho hóa đơn điện tử dưới dạng file .xml. Khách hàng không cần phải lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu trên trang web tra cứu hóa đơn mà bên bán cung cấp. Nếu cẩn thận khách hàng có thể tải file hóa đơn được nén dưới dạng .zip về để lưu trữ. Trường hợp khách hàng vẫn cần hóa đơn bản giấy để bộ phận kế toán lưu trữ theo Luật Kế toán thì bên bán sẽ in một bản hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, ký đóng dấu và gửi cho khách hàng.
8. Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua có thể thanh toán với bên bán bằng hình thức nào?
Trường hợp bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua vẫn có thể thanh toán với bên bán bằng các phương thức giống như khi sử dụng hóa đơn giấy:
- Tiền mặt
- Chuyển khoản
- Thẻ tín dụng
- Các hình thức khác
- Về thời gian thanh toán trước hay sau khi nhận hóa đơn thì bên mua với bên bán có thể thỏa thuận với nhau để đưa ra phương án hợp lý nhất.
- Bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua vẫn có thể thanh toán với bên bán như khi sử dụng hóa đơn giấy
9. Khách hàng có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử hay không?
- Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.
- Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn mới được coi là hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.
- Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.
Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn
10. Khách hàng kê khai thuế với hóa đơn điện tử như thế nào?
Khách hàng sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy.
Khách hàng có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế.
Tóm tắt nội dung bài viết
Như vậy bài viết hôm nay của đội ngũ phát triển nội dung đã đi qua 10 câu hỏi phổ biến nhất về hóa đơn điện tử. Nội dung gồm có:
1. Căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử là gì?
2. Chữ ký điện tử và chứng thư số là gì?
3. Hóa đơn điện tử có liên không?
4. Để xem được hóa đơn điện tử sau khi tải về máy tính tôi phải làm gì?
5. Để xem được hóa đơn điện tử tôi có cần phải cài đặt thêm phần mềm gì nữa không?
6. Khi phát hiện thông tin hóa đơn điện tử bị sai sót (thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa, giá cả,…) tôi phải làm gì?
7. Khách hàng (bên mua) có cần phải lưu trữ hóa đơn ở dạng giấy không?
8. Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua có thể thanh toán với bên bán bằng hình thức nào?
9. Khách hàng có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử hay không?
10. Khách hàng kê khai thuế với hóa đơn điện tử như thế nào?
