Theo quy định của Khoản 3, Điều 2, Thông tư 303/2016/TT-BTC thì biên lai điện tử được hiểu là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ công của tổ chức thu phí, lệ phí được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương pháp điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
>> Tham khảo: Quy định trường hợp không quyết toán thuế TNCN thế nào?
Theo đó, biên lai điện tử là một trong những hình thức của biên lai, giúp cho hoạt động thu phí, lệ phí được diễn ra nhanh chóng, thuận lợi hơn nhờ áp dụng phương thức điện tử.
Hiện nay, việc sử dụng biên lai giấy truyền thống thường sẽ gây ra nhiều sự tốn kém về cả thời gian lẫn chi phí trong việc lưu trữ, in ấn, lãng phí tài nguyên tổ chức.
Không chỉ vậy, các thao tác truy xuất, tìm kiếm biên lai giấy cũng sẽ gây mất thời gian, khó khăn cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai nộp thuế, bảo vệ môi trường,…
Biên lai điện tử vượt trội hẳn so với biên lai giấy.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Do đó, so với biên lai giấy, sử dụng biên lai điện tử mang tớ cho người dùng nhiều lợi ích vượt trội hơn nhiều.
– Tiết kiệm đến 50% -80% thời gian lập, xuất, quản lý biên lai và chi phí dành cho hoạt động này.
– Khả năng lưu trữ lớn, không bị mất mát, dễ dàng sao lưu, tìm kiếm thông tin biên lai.
– Nghiệp vụ quản lý, phát hành biên lai trở nên nhanh chóng, linh động.
– Dễ dàng chuyển đổi biên lai điện tử sang biên lai giấy hợp pháp khi doanh nghiệp muốn.
Cũng giống như biên lai giấy, biên lai điện tử muốn đảm bảo có giá trị pháp lý thì cũng cần phải tuân theo những quy định, yêu cầu nội dung bắt buộc của pháp luật.
>> Tham khảo: Công thức tính thuế xuất nhập khẩu.
Cụ thể, tại Điều 3, Thông tư 303/2016/TT-BTC, ban hành ngày 15/11/2016, Bộ Tài chính đã quy định rất chi tiết các nội dung bắt buộc trên biên lai bao gồm:
Tên loại biên lai
Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai
Theo đó, ký hiệu mẫu biên lai được hiểu là các thông tin thể hiện tên loại biên lai, số liên biên lai và số thứ tự mẫu trong một loại biên lai (thường thì một loại biên lai có thể có nhiều mẫu biên lai).
Ký hiệu biên lai lại khác, đây là dấu hiệu phân biệt biên lai bằng hệ thống các chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối là biểu hiện ký hiệu của năm lập biên lai. Ví dụ biên lai được lập năm 2019 thì 02 số cuối sẽ là 19.
Số thứ tự của biên lai
Đây là dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu biên lai, gồm 7 chữ số. Với mỗi ký hiệu biên lai thì số thứ tự sẽ được bắt đầu từ số 0000001.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Tên, mã số thuế của tổ chức thu phí, lệ phí.
Tên loại phí, lệ phí và số tiền phí, lệ phí phải nộp.
Ngày, tháng và năm lập biên lai.
Họ tên và chữ ký của người thu tiền.
Biên lai được thể hiện là tiếng Việt.
Trường hợp cần ghi thêm tiếng nước ngoài thì phần ghi thêm bằng tiếng nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn “( )” hoặc phải đặt ngay dưới dòng nội dung ghi bằng tiếng Việt, có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Chữ số ghi trên biên lai là các chữ số tự nhiên 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.
Đồng tiền ghi trên biên lai là đồng Việt Nam. Trường hợp loại phí, lệ phí được pháp luật quy định có mức thu bằng ngoại tệ thì được thu bằng ngoại tệ hoặc thu bằng đồng Việt Nam trên cơ sở quy đổi từ ngoại tệ ra đồng Việt Nam.
>> Tham khảo: Cách tính thuế thu nhập cá nhân sàn thương mại điện tử.
Đối với tổ chức thu phí, lệ phí sử dụng biên lai điện tử trong trường hợp cần điều chỉnh một số tiêu thức nội dung trên biên lai điện tử cho phù hợp với thực tế, tổ chức thu phí, lệ phí có văn bản trao đổi với Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) xem xét và có hướng dẫn trước khi thực hiện.
Tại Khoản 2, Điều 4, Thông tư số 153/2012/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về báo cáo tình hình biên lai thu tiền phí, lệ phí như sau: “Hàng quý, chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày cuối cùng của mỗi quý, Cơ quan thu phí, lệ phí có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng Biên lai thu tiền phí, lệ phí theo mẫu hướng dẫn tại Phụ lục số 06 ban hành kèm theo Thông tư này cho Cơ quan thuế quản lý trực tiếp.”
Như vậy, căn cứ quy định trên, các cơ quan thu phí và lệ phí khi lập báo cáo về tình hình sử dụng biên lai phải tuân thủ những thủ tục sau:
– Các cơ quan thu phí, lệ phí có trách nhiệm phải lập và nộp báo cáo về tình hình sử dụng biên lai theo quý nộp lên Chi cục Thuế quản lý trực tiếp;
>> Tham khảo: Quy định trường hợp không cần đóng dấu doanh nghiệp trên hóa đơn.
- Thời hạn nộp báo cáo sử dụng biên muộn nhất trong vào 15 ngày, tính từ ngày cuối cùng của mỗi quý;
– Thủ tục báo cáo sử dụng biên gồm: Tờ khai Mẫu báo cáo về tình hình sử dụng biên lai thu phí, lệ phí hợp lệ.
– Các cơ quan thu phí, lệ phí có thể nộp báo cáo này theo 1 trong 3 cách, bao gồm:
Gửi trực tiếp tại trụ sở cơ quan Thuế;
Gửi qua hệ thống bưu chính;
Hoặc gửi bằng văn bản điện tử qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
Sau khi các cơ quan thu phí, lệ phí đã nộp báo cáo sử dụng biên lai lên cơ quan thuế trực thuộc, hồ sơ báo cáo sẽ được tiếp nhận:
– Nếu hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế thì công chức thuế tiếp nhận và đóng dấu tiếp nhận hồ sơ, ghi thời gian nhận hồ sơ, ghi nhận số lượng tài liệu trong hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế;
– Nếu hồ sơ được gửi qua đường bưu chính thì công chức thuế đóng dấu ghi ngày nhận hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế;
– Nếu hồ sơ được nộp thông qua giao dịch điện tử, việc tiếp nhận, kiểm tra, chấp nhận hồ sơ do cơ quan thuế thực hiện thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử lưu trữ bao lâu?
Lưu ý rằng:
– Cơ quan thuế sau khi tiếp nhận hồ sơ báo cáo sử dụng biên lai sẽ không trả kết quả cho người nộp thuế.
– Các tổ chức nhận in biên lai đặt in cũng có trách nhiệm phải báo cáo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp về việc nhận đặt in biên lai định kỳ 06 tháng/lần; thời hạn báo cáo chậm nhất là vào ngày 30/7 và 30/01 của năm; nội dung báo cáo thể thể hiện rõ các tiêu thức gồm: Tên, mã số thuế, địa chỉ tổ chức đặt in biên lai; số, ngày hợp đồng; tên biên lai; ký hiệu mẫu biên lai; ký hiệu biên lai; số lượng biên lai đã in (từ số…đến số) cho từng tổ chức. Đây là quy định được Bộ Tài chính ban hành rõ trong Điều 4, Thông tư số 303/2016/TT-BTC.
Kết luận
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
0 Comments:
Đăng nhận xét