Doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử trước khi sử dụng. Bài viết tổng hợp một số quy định quan trọng, hy vọng sẽ đem đến những nội dung hữu ích đối với quý độc giả.
1. Quy định xử phạt thế nào?
Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn chưa thông báo phát hành, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn theo quy định, lập thông báo phát hành hóa đơn và gửi đến hóa đơn và gửi đến chi cục thuế quản lý trực tiếp.
Việc thu hồi hóa đơn chưa thông báo phát hành áp dụng như sau:
Nếu chưa khai thuế: Doanh nghiệp thu hồi lại số hóa đơn đã lập sau đó xuất hóa đơn mới cho khách hàng (sau 5 ngày gửi thông báo phát hành hóa đơn) sau đó thực hiện kê khai theo hóa đơn mới.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Nếu hóa đơn đã kê khai thuế: Doanh nghiệp lập công văn gửi cơ cơ quan thuế và nộp các khoản phạt theo quy định ở trên.
Đối với người mua, theo Khoản 2, Điều 1, Thông tư 10/2014/TT-BTC, trường hợp người bán chưa thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng, nếu hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã chấp hành quyết định xử phạt thì người mua được phép sử dụng hóa đơn này để kê khai, khấu trừ và tính vào chi phí theo quy định.
Lưu ý: Khi nhận hóa đơn đầu vào, bên mua cần kiểm tra hóa đơn đã được bên phát thông báo phát hành hay chưa và có đúng là của bên bán không. Nếu kết quả không đúng thông tin của bên bán thì bên mua cần liên hệ lại bên bán để kiểm tra.
Đối với hành vi sử dụng hóa đơn chưa thông báo phát hành, tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP đã có quy định cụ thể về mức phạt:
Phạt tiền từ 500.000 đồng – 1 triệu đồng: Khi sử dụng hóa đơn đã được thông báo phát hành với cơ quan thuế nhưng chưa đến thời hạn sử dụng.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Phạt tiền từ 6 triệu đồng – 18 triệu đồng với các hành vi sau:
Sử dụng các hóa đơn chưa thông báo phát hành, các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực hiện khai, nộp thuế hoặc chưa đến kỳ khai, nộp thuế.
Sử dụng các hóa đơn chưa thông báo phát hành, các hóa đơn này không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc quá thời hạn khai thuế mà chưa được khai, nộp thuế theo quy định: Áp dụng mức xử phạt theo Điều 28, Nghị định này hoặc Điều 16 và Điều 17 của Chương II Nghị định này.
Cụ thể, theo Điều 28 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn sẽ bị phạt tiền từ 20 triệu đồng – 50 triệu đồng.
2. Quy trình thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử như sau:
Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng
Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Theo Mẫu số 1, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Theo Mẫu số 2, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Hóa đơn mẫu (Do nhà phân phối giải pháp cung cấp)
Lưu ý:
Quyết định sử dụng hóa đơn và hóa đơn mẫu phải là bản Scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc)
Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “XML”
Chữ ký số để ký điện tử (Token).
Để tạo Thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML, doanh nghiệp cần đăng nhập vào phần mềm HTKK và thực hiện các bước sau:
Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành
Chọn “Kết xuất XML”
Điền các thông tin theo mẫu hóa đơn điện tử”.
>> Tham khảo: Giới thiệu cổng thanh toán điện tử và thông quan 24/7.
Bước 2. Nộp File thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML
Doanh nghiệp truy cập vào địa chỉ nhantokhai.gdt.gov.vn bằng trình duyệt Internet Explorer. Sau đó, đăng nhập vào hệ thống bằng mã số thuế đơn vị. Tích chọn mục “Tài khoản”. Chọn “Đăng ký thêm tờ khai”.
Đăng ký thêm tờ khai
Chọn “Thông báo phát hành hóa đơn” rồi nhấn “Tiếp tục”.
Sau khi đã đăng ký xong, doanh nghiệp nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử bằng cách chọn mục Tờ khai/Tải lên và chọn File thông báo định dạng XML.
Bước 3: Nộp quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu bản Word
Sau khi đã tải lên Thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thực hiện “Tra cứu” tờ khai thông báo phát hành hóa đơn.
Chọn File Word (File gộp cả bản Scan quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu) đính kèm và ký nộp.
Doanh nghiệp thực hiện tra cứu tờ khai thông báo phát hành hóa đơn sau đó tích chọn mục “Gửi phụ lục” để đính kèm File Word và cắm chữ ký số để gửi tờ khai.
>> Tham khảo: Xuất hóa đơn với hàng biếu tặng thế nào?
Bước 4: Kiểm tra thông tin phát hành hóa đơn
Sau 02 ngày kể từ ngày đăng ký phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp phải thực hiện kiểm tra tình trạng phát hành.
Truy cập trang tracuuhoadon.gdt.gov.vn, nếu hiện đầy đủ thông tin hóa đơn nghĩa là doanh nghiệp đã được phép sử dụng hóa đơn đó.
Nếu không hiện đầy đủ các thông tin trên hóa đơn thì doanh nghiệp phải in bản cứng để nộp trực tiếp với Cơ quan Thuế.
Nếu không có thay đổi về nội dung và hình thức phát hành thì kể từ lần thứ 2 trở đi, doanh nghiệp không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm Thông báo phát hành hóa đơn.
Cần lưu ý, doanh nghiệp không được phép sử dụng hóa đơn trước khi hoàn tất Thông báo phát hành hóa đơn để tránh bị xử phạt hành chính.
Trường hợp các doanh nghiệp mới thành lập hoặc đã thành lập một thời gian nhưng chưa phát hành hóa đơn thì Chi cục Thuế sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp đã từng sử dụng hóa đơn giấy hoặc tự in sẽ không cần qua bước này.
3. Hóa đơn điện tử Einvoice giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện thủ tục
E-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft). Với hơn 17 năm kinh nghiệm trong phát triển phần mềm cho các doanh nghiệp, ThaisonSoft không ngừng cải tiến, nâng cấp E-invoice, mang đến cho người dùng những trải nghiệm tốt nhất.
>> Tham khảo: Quy định trường hợp không phải xuất hóa đơn theo Thông tư 78/2014/TT-BTC.
Luôn đi đầu nắm bắt và dẫn dắt xu thế, mới đây E-invoice đã thành công trong áp dụng công nghệ Blockchain tiên tiến vào hóa đơn điện tử. Dựa trên nền tảng công nghệ Blockchain hóa đơn điện tử sẽ được bảo mật tối đa, tăng phần an toàn và minh bạch.
Với phần mềm E-invoice, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể quan lý tình hình hóa đơn mọi lúc mọi nơi, ngay cả trên điện thoại chỉ cần thiết bị có kết nối mạng.
Cụ thể, sử dụng E-invoice trên mobile, người dùng có thể tức thời tra cứu các thông tin hóa đơn điện tử, quản trị tình hình sử dụng hóa đơn điện tử toàn diện, khai báo danh mục khách hàng, khai báo danh mục hàng hóa, dịch vụ. Từ đó, góp phần đẩy nhanh quá trình giao dịch kinh doanh cho doanh nghiệp.
App E-invoice cũng hỗ trợ không nhỏ tới ban lãnh đạo doanh nghiệp, các kế toán trưởng, giám đốc tài chính trong việc nắm bắt tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp một cách nhanh chóng, chính xác và toàn diện nhất.
>> Tham khảo: Nguyên tắc tạo biên lai giấy theo hình thức tự in.
Không chỉ vậy, các tính năng tạo lập hóa đơn ngay trên điện thoại, hỗ trợ doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hóa đơn riêng biệt như chuyên gia,... của E-invoice là điểm ưu việt mà không phải đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử nào cũng có.
Kết luận
Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel: 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
0 Comments:
Đăng nhận xét