Bước 1: Hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc
Biên bản sự việc cần thể hiện rõ liên 1 của hóa đơn người bán đã kê khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu.
Thông thường, hóa đơn đỏ (hóa đơn GTGT, hóa đơn VAT) sẽ được lập thành 3 liên, tương ứng với 3 màu là liên trắng, liên đỏ, liên xanh. Do đó, khi xuất hóa đơn đỏ, kế toán doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:
Kế toán phải kẹp 3 liên hóa đơn viết cùng 1 lúc để đảm bảo nội dung các liên là đồng nhất. Tuyệt đối không tách các liên ra viết riêng lẻ.
>> Tham khảo: Thủ tục tiêu hủy hóa đơn không sử dụng.
Trên nội dung hóa đơn VAT, thông tin người mua phải được ghi đầy đủ, chính xác.
Nội dung trên hóa đơn này phải đảm bảo không được tẩy xóa, sửa và phải được viết chỉ 01 màu mực.
Nội dung hóa đơn đỏ khi viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết đè chữ lên nhau và phải gạch chéo phần còn trống.
Số hóa đơn GTGT phải được lập liên tục theo số thứ tự nhỏ đến lớn.
Thời gian ngày, tháng, năm sẽ ghi vào thời điểm phát sinh giao dịch hoặc khi đã hoàn thành giao dịch cung cấp hàng hóa hay dịch vụ cho người mua.
Hình thức thanh toán được chấp nhận sẽ là tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Khác với hóa đơn đỏ theo phương thức giấy, các hóa đơn đỏ điện tử không hề có việc phân tách các liên. Hơn thế, nhờ được áp dụng phương thức điện tử hiện đại, các hóa đơn đỏ điện tử giúp kế toán doanh nghiệp tiết kiệm thời gian lập – xuất hóa đơn, hạn chế tối đa các sai sót có thể xảy ra.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Bước 2: Làm báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn
Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn sử dụng mẫu BC21/AC, có thể làm trên phần mềm HTKK rồi nộp qua mạng cho cơ quan thuế hoặc làm bản cứng nộp trực tiếp.
Ngày 19/10/2020, Nghị định 125/2020/NĐ-CP được Chính Phủ ban hành, quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn. Mức phạt được quy định tại Điều 26 của Nghị định này.
Đối với hành vi mất hóa đơn liên 2 – Liên giao cho khách hàng, các mức phạt có thể bị áp dụng:
Phạt cảnh cáo: Đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.
Phạt 2-5 triệu đồng đối với hành vi làm mất, cháy hỏng liên 2 của hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã thực hiện kê khai, nộp thuế và có tài liệu, hồ sơ chứng minh cho việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Nếu người mua là đối tượng làm mất hóa đơn đã lập (liên 2) thì cần phải có biên bản của hai bên ghi nhận sự việc.
Phạt 4-8 triệu đồng đối với hành vi: Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã thực hiện kê khai, nộp thuế, có tài liệu, hồ sơ và chứng từ để chứng minh cho việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.
Lưu ý: Nếu người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn thì cần phải có biên bản của hai bên để ghi nhận lại sự việc.
Phạt 5-10 triệu đồng: đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã kê khai và nộp thuế, trong quá trình sử dụng hoặc lưu trữ, trừ các trường hợp tại Khoản 1, 2, 3 của Điều này.
Bước 3: Gửi bản sao hóa đơn cho người mua
Người bán sẽ sao chụp liên 1 của hóa đơn, người đại diện pháp luật ký, đóng dấu trên bản sao và gửi cho người mua.
Người mua được phép sử dụng bản sao hóa đơn này kèm với biên bản về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn để làm chứng từ kiểm toán và kê khai thuế.
>> Tham khảo: Mất hóa đơn đầu ra cả 3 liên xử lý như thế nào để không bị phạt.
Lưu ý: Hai bên phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Kết luận
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
0 Comments:
Đăng nhận xét