Chữ ký điện tử trong file Word sẽ có định dạng .docx. Để tạo chữ ký cá nhân, bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Lập file dữ liệu chữ ký điện tử trên Word
Trên trang Word, bạn nhấp chuột vào biểu tượng ‘Insert” => “Signature Line” để mở giao diện tạo chữ ký điện tử.
Chữ ký điện tử là được hiểu là thông tin đi kèm theo dữ liệu như văn bản, hình ảnh, video,… và được tạo ra để hướng tới xác định được chủ sở hữu của dữ liệu đó. Chữ ký số cũng là một dạng chữ ký của chữ ký điện tử. Chữ ký số được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng.
Về quy định đảm bảo an toàn cho việc tạo chữ ký số, tạo chữ ký số thì bạn cần tuân thủ theo Điều 9 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
Cụ thể, nhằm đảm bảo điều kiện an toàn cho chữ ký điện tử, các tổ chức, doanh nghiệp khi tạo chữ ký số phải tuân thủ các điều kiện sau:
– Chữ ký số và chữ ký điện tử được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
– Chữ ký số hay chữ ký điện tử được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số, được cung cấp bởi một trong các tổ chức quy định dưới đây.
- Một trong các tổ chức sau đây cấp:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.
– Chữ ký số hay chữ ký điện tử phải đảm bảo khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Bước 2: Điền thông tin
Khi cửa sổ “Signature Setup” được mở ra, bạn điền đầy đủ các thông tin sau đó nhấn “OK”.
Cũng theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP, tại Điều 8 có quy định về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử, chữ ký số. Cụ thể như sau:
– Với trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó là được ký bằng chữ ký số có đảm bảo an toàn theo quy định pháp luật.
-Với trường hợp văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì thông điệp dữ liệu sử dụng phải được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và có đảm bảo an toàn theo quy định pháp luật.
– Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định sẽ có giá trị pháp lý, hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.
>> Tham khảo: Hướng dẫn áp dụng Nghị quyết 954/2020/NQ-UBTVQH về giảm trừ gia cảnh khi quyết toán thuế TNCN.
Đối với các quy định liên quan đến tạo chữ ký điện tử, chữ ký số, bạn cũng cần quan tâm đến cả các quy định về sử dụng chữ ký điện tử, chữ ký số sao cho hợp pháp.
Theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP, Chính Phủ có quy định về sử dụng chữ ký số và chứng thư số của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền như sau:
– Chữ ký số của đối tượng được cấp chứng thư số chỉ được sử dụng để thực hiện các giao dịch theo đúng thẩm quyền của cơ quan, tổ chức và chức danh được cấp chứng thư số.
– Việc ký thay, ký thừa lệnh theo quy định của pháp luật thực hiện bởi người có thẩm quyền sử dụng chữ ký số của mình, được hiểu căn cứ vào chức danh của người ký ghi trên chứng thư số.
Bước 3: Chèn chữ ký điện tử vào văn bản, tài liệu.
Để sử dụng chữ ký điện tử mới tạo trên Word, bạn chỉ cần mở văn bản cần ký điện tử, click đúp chuột vào vị trí cần ký sau đó cửa sổ “Sign” sẽ được mở ra, lựa chọn “Select Image” và tiến hành chèn chữ ký vào văn bản.
Căn cứ theo Khoản 1, Điều 14, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ, các đơn vị kinh doanh dưới đây sẽ được phép đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
– Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
– Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế sẽ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
– Các hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, có sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên sẽ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, các đơn vị kinh doanh này phải đáp ứng một trong những điều kiện dưới đây:
Có doanh thu năm trước liền kề đạt từ 3 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng
Có doanh thu năm trước liền kề đạt từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Riêng các hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.
Kết luận
Ngoài ra, để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
0 Comments:
Đăng nhận xét