Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào và đầu ra

1. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Người mua sẽ tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào như sau:

• Sử dụng một email riêng để lưu trữ hóa đơn, thông báo email này với bên bán.
• Email này cần được có sự quản lý của Giám đốc hoặc quản lý, cụ thể là doanh nghiệp nên cấu hình cài đặt mail chuyển tiếp về mail của giám đốc hoặc quản lý để theo dõi.
• Tạo lập thư mục lưu trữ trên Google Drive cho email này.
• Sau khi nhận được email, người mua tải xuống và lưu trữ lại trên máy tính theo các tiêu chí: mã số thuế, tên bên bán, số hóa đơn để thuận tiện tra cứu. Đồng thời, với các hóa đơn này, người mua nên tạo lập một danh sách bằng file Excel để quản lý tình trạng hóa đơn, chèn link trên file danh sách trỏ tới từng hóa đơn để xem chi tiết khi cần.
• Sau đó, doanh nghiệp cần đồng bộ dữ liệu trên máy tính với Google Drive.

2. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra

Người bán áp dụng cách lưu hóa đơn điện tử đầu ra như sau:

• Trước khi ký trên hóa đơn điện tử, bên bán nên bật chế độ xem trước để kiểm tra lại toàn bộ thông tin quan trọng để tránh sai sót khi gửi cho khách hàng.
• Bên bán thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử đã lập theo một thư mục trên máy tính.
• Khi thực hiện gửi cho khách hàng qua email, bên bán nên gửi luôn hóa đơn vào 1 email riêng của công ty và sao lưu dữ liệu lên một email đã tạo trước đó.
• Danh sách và thông tin các hóa đơn phát sinh của bên bán cần được cập nhật bằng một file Excel để tiện theo dõi và quản lý và tra cứu, trỏ link đến từng hóa đơn chi tiết.
• Định kỳ một thời gian nhất định, doanh nghiệp cần sao lưu dữ liệu hóa đơn lên Google Drive hoặc sao chép ra các vật mang tin.

Kết luận

Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/