1. Tại sao nên sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của đơn vị trung gian?
Bạn nên sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử của đơn vị trung gian vì những lý do sau:- Phần mềm sẽ được cập nhật thường xuyên.
- Tiết kiệm chi phí khi không cần phải duy trì một đội ngũ kĩ thuật viên chuyên nghiệp.
- Bảo mật hơn khi đơn vị cung cấp chuyên nghiệp có những biện pháp để bảo mật thông tin hiệu quả.
2. Đơn vị trung gian cần đáp ứng điều kiện gì?
Trong Điều 5 Thông tư 32/2011/TT-BTC ký ngày 14/03/2011 đã đưa ra 8 điều kiện cơ bản để một đơn vị được cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đến doanh nghiệp:Thứ nhất, đơn vị cung cấp phải là doanh nghiệp có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoạt động tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài thì phải có giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy phép đầu tư trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Nếu đơn vị cung cấp là ngân hàng thì ngân hàng này phải đăng ký dịch vụ cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong lĩnh vực ngân hàng.
Thứ 2, doanh nghiệp có phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán theo quy định, bao gồm lập, phát hành, lưu trữ, quản lý hóa đơn.
Thứ 3, đơn vị phải có kinh nghiệm triển khai giải pháp công nghệ thông tin trong trao đổi dữ liệu điện tử giữa doanh nghiệp và doanh nghiệp hoặc giữa tổ chức và tổ chức.
Thứ 4, nhà cung cấp phải đảm bảo hệ thống thiết bị, kỹ thuật đủ khả năng đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.
Thứ 5, phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng bảo mật tốt, có thể phát hiện và cảnh báo những truy cập bất hợp pháp. Tính toàn vẹn của dữ liệu trong khi trao đổi giữa các bên tham gia phải được đảm bảo.
Thứ 6, doanh nghiệp phải có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu để dự phòng trường hợp gặp sự cố hệ thống liên quan đến tính toàn vẹn dữ liệu.
Thứ 7, phần mềm phải lưu trữ được kết quả các lần truyền nhận giữa người mua - người bán - cơ quan thuế. Quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trên hệ thống.
Thứ 8, nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử định kỳ 6 tháng phải gửi mẫu báo cáo 03 đính kèm trong Thông tư 32/2011/TT-BTC với nội dung: Số lượng đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử và số lượng hóa đơn đã sử dụng.
3. Một số quy định về nghĩa vụ của đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử trung gian
Quyền và nghĩa vụ của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 33 & 34 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.Nghĩa vụ của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử:
Đối với người mua dịch vụ
Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải công khai thông báo phương thức hoạt động, chất lượng dịch vụ trên Website giới thiệu dịch vụ của tổ chức.
Cung cấp dịch vụ truyền nhận hóa đơn điện tử và dữ liệu hóa đơn điện tử giữa người mua dịch vụ với cơ quan thuế.
Thực hiện việc gửi, nhận đúng hạn, toàn vẹn hóa đơn điện tử theo thỏa thuận với các bên tham gia giao dịch.
Lưu giữ kết quả của các lần truyền, nhận hóa đơn điện tử.
Thông báo cho người mua dịch vụ và cơ quan thuế trước 30 ngày kể từ ngày tạm ngừng kinh doanh, dừng hệ thống để bảo trì và biện pháp xử lý để bảo đảm quyền lợi của người mua dịch vụ.
Chịu trách nhiệm về việc hóa đơn điện tử của người mua dịch vụ đến cơ quan thuế không đúng thời hạn theo quy định trong trường hợp người mua dịch vụ lập hóa đơn điện tử đúng thời hạn quy định.
Bảo đảm giữ bí mật về dữ liệu các thông tin về hóa đơn điện tử của khách hàng.
Đối với cơ quan thuế
Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chỉ được cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cho người mua căn cứ theo ngày nêu tại thỏa thuận đã ký với Tổng cục Thuế.
Có trách nhiệm chuyển hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và dữ liệu hóa đơn điện tử (đối với trường hợp người nộp thuế sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) đến Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế ngay sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ người mua dịch vụ chuyển đến.
Cung cấp đầy đủ thông tin, dữ liệu cho cơ quan quản lý thuế khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.
Tuân thủ các quy định hiện hành của pháp luật về viễn thông, Internet và các quy định kỹ thuật, nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền ban hành.
Có trách nhiệm thiết lập kênh kết nối chuyển dữ liệu với Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế đảm bảo liên tục, an ninh, an toàn.
Chủ động giải quyết khi có vướng mắc trong quá trình thực hiện dịch vụ hóa đơn điện tử và thông báo với cơ quan thuế để phối hợp nếu vướng mắc có liên quan tới Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Trường hợp có lỗi của Cổng thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì phải thực hiện thông báo ngay cho người mua dịch vụ, cơ quan quản lý thuế để thực hiện theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế.
Việc nắm rõ các quyền và nghĩa vụ của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong mối quan hệ với đơn vị này, đồng thời cũng đừng quên cân nhắc lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín để quá trình triển khai và sử dụng được thuận tiện.
Kết luận
Để được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
0 Comments:
Đăng nhận xét