1. Gửi hóa đơn điện tử thông qua tổ chức trung gian
Đối với cách gửi hóa đơn điện tử bằng hình thức thư điện tử cho khách hàng thông qua tổ chức trung gian, cách này sẽ được tiến hành như sau:- Bên bán hàng hóa, dịch vụ sẽ truy cập vào hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để có thể khởi tạo, lập hóa đơn điện tử bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Hoặc bên bán cũng có thể đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của mình vào hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
- Bên bán tiến hành ký số lên hóa đơn điện tử nếu trường hợp hóa đơn được lập bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
- Bên bán gửi cho bên mua email hóa đơn điện tử thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Lưu ý rằng, với trường hợp bên mua là đơn vị kế toán, khi nhận được hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của bên bán thì bên mua sẽ thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi lại cho bên bán hóa đơn điện tử đã có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Thực tế, cách gửi hóa đơn điện tử qua thư điện tử dù là gửi trực tiếp hay thông qua tổ chức trung gian thì đều là phương thức rất tiện lợi, giúp các tổ chức, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 90% thời gian cũng như chi phí.
Ngoài ra, theo quy định thì khi lựa chọn 1 trong 2 cách gửi hóa đơn điện tử qua email cho khách hàng ở trên, bên bán cần phải có trách nhiệm thông báo cho bên mua về định dạng hóa đơn điện tử cũng như cách thức truyền nhận hóa đơn theo đúng như thỏa thuận của 2 bên.
2. Gửi hóa đơn điện tử trực tiếp cho khách hàng
Cách gửi hóa đơn điện tử qua email cho khách hàng được hiểu là việc truyền dữ liệu của hóa đơn từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến cho người mua hàng hóa, dịch vụ.Theo như quy định tại Khoản 2, Điều 8, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã chỉ rõ hiện việc gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng sẽ có 02 cách: Cách gửi trực tiếp và gửi thông qua tổ chức trung gian.
- Theo đó, cách gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng trực tiếp chính là cách mà bên bán hàng hóa, dịch vụ sẽ tiến hành:
- Lập hóa đơn điện tử trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà bên bán đang sử dụng.
- Ký số/ký điện tử lên hóa đơn
- Truyền trực tiếp đến cho hệ thống của bên mua hàng hóa, dịch vụ theo đúng như cách thức truyền nhận mà cả 2 bên đã thỏa thuận trước đó.
Lưu ý rằng, nếu trường hợp người mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán thì người mua ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và truyền hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử cả hai bên cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.
Kết luận
Để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
0 Comments:
Đăng nhận xét