1. Hóa đơn điện tử là gì?
Tại điều 3 Thông Tư 32/2011/TT-BTC đã giải thích khái niệm về hóa đơn điện tử như sau: “Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”Hóa đơn điện tử bao gồm :
- Hóa đơn xuất khẩu
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng
- Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
2. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp nên chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử vì những lý do sau:2.1. Thời hạn chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử
Căn cứ quy định tại Điều 35 & Điều 36 Nghị định 119, lộ trình tiến tới bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử như sau:2.1.1. Từ ngày 01/11/2018 đến 31/10/2020
- Các đơn vị, tổ chức, cá nhân đang sử dụng hóa đơn điện tử thì tiếp tục sử dụng- Các doanh nghiệp, đơn vị đang sử dụng hóa đơn giấy được tiếp tục sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn mua của cơ quan thuế đến hết ngày 31/10/2020
- Trước ngày 31/10/2020, nếu doanh nghiệp sử dụng hết hóa đơn đặt in nhưng có nhu cầu tiếp tục sử dụng hình thức này thì được phép tiếp tục dùng hóa đơn đặt in cho đến khi chuyển đổi theo quy định tại Nghị định 119 – Đây là nội dung tại Công văn số 4311/TCT-CS ngày 05/11/2018 của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm.
- Trường hợp cơ quan thuế thông báo doanh nghiệp, tổ chức chuyển đổi sang hóa đơn điện tử: doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi nếu đáp ứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật. Trong trường hợp doanh nghiệp chưa đáp ứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật để triển khai hóa đơn điện tử thì sử dụng hình thức hóa đơn đang dùng và gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế và nộp tờ khai thuế GTGT.
- Doanh nghiệp mới thành lập từ 01/11/2018 đến 31/10/2020: thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử nếu nhận được thông báo từ cơ quan thuế và đáp ứng được điều kiện hạ tầng kỹ thuật. Nếu chưa đáp ứng điều kiện kỹ thuật, doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn mua của cơ quan thuế
2.1.2. Từ ngày 01/11/2020
Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành chuyển đổi sang hình thức hóa đơn mới, bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.Việc triển khai hóa đơn điện tử trên diện rộng là quyết tâm của Chính phủ, Bộ Tài chính và quyết tâm đó đã lần lượt được hiện thực hóa bằng nhiều văn bản pháp luật như Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 119/2018/NĐ-CP và mới đây là Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14. Từ nay đến thời hạn 01/11/2020 thời gian chỉ còn hơn một năm. Để tránh bị động, các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân nên có sự chuẩn bị bằng việc cập nhật thông tin, chính sách về hóa đơn điện tử và tìm cho mình nhà cung cấp hóa đơn điện tử tin cậy để đồng hành.
2.2. Lợi ích của hóa đơn điện tử
- Tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn.
- An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
- Tiết kiệm thời gian ,giảm thiểu các thủ tục hành chính
- Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như : email. sms,…
3. Điều kiện để doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Cách đăng ký hóa đơn điện tử được nhanh chóng, dễ dàng là trước tiên doanh nghiệp cần phải đáp ứng được đầy đủ điều kiện đối với tổ chức khởi tạo hóa đơn theo như quy định tại Khoản 2, Điều 4, Thông 32/2011/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành.Cụ thể, người bán hàng hóa, dịch vụ muốn đăng ký khởi tạo hóa đơn điện tử thì cần phải đáp ứng các điều kiện dưới đây:
– Là tổ chức kinh tế hợp pháp và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng các giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
– Tổ chức kinh tế có địa điểm, có đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu về khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ HĐĐT.
– Tổ chức kinh tế có đội ngũ thực thi đủ trình độ, khả năng để thực hiện việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
– Có chữ ký điện tử theo đúng quy định của pháp luật.
– Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán nhằm đảm bảo dữ liệu hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán ngay tại thời điểm lập hoá đơn.
– Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu và lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ. Cụ thể:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh được có tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố để có thể đảm bảo sao lưu được dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Kết luận
Để được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
0 Comments:
Đăng nhận xét