Thông báo phát hành hóa đơn là hoạt động cần thiết và cũng là hoạt động bắt buộc đối với các doanh nghiệp khi chuyển đổi từ việc sử dụng hóa đơn truyền thống sang hóa đơn điện tử. Hoạt động này nhằm giúp cho cơ quan thuế nắm được liệu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng loại hóa đơn nào và loại hóa đơn đó có đúng quy định hay không. Bài viết sau của Doanh nghiệp 4.0 sẽ giải đáp những điều cốt lõi khi doanh nghiệp thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu.
1. Hiểu thế nào cho đúng về "thông báo phát hành hóa đơn"
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử, theo quy định, được hiểu là một bộ hồ sơ thông báo chuyển sử dụng từ hóa đơn truyền thống – hóa đơn giấy, hóa đơn tự in – sang sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp gửi tới cơ quan thuế. Bộ hồ sơ thông báo phát hành gồm có những văn bản sau:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
- Mẫu hóa đơn.
2. Những lưu ý về thời gian nộp thông báo phát hành hóa đơn
Thời gian nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử đối với các doanh nghiệp đã được quy định cụ thể trong Thông tư 32/2011/TT_BTC.
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC thì hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 05 ngày trước khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành.
Tuy nhiên, theo Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC cũng có quy định:
- Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
- Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.
- Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.
- Sau 02 ngày gửi thông báo phát hành hoá đơn điện tử lần đầu qua mạng. Tổ chức kinh doanh bắt đầu được phép sử dụng hóa đơn.”
Trên đây là những mốc thời gian mà quý doanh nghiệp cần lưu ý khi nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
3. Một số điều cần biết về mẫu hồ sơ
Bộ hồ sơ mẫu phát hành hóa đơn vẫn sử dụng các mẫu đăng ký đính kèm trong Thông tư 32/2011/TT-BTC. Các doanh nghiệp có thể tải các mẫu này từ các nguồn luật chính thống hoặc sử dụng ngay các mẫu trên phần mềm hóa đơn điện tử.
Trên phần mềm E-invoice của Công ty Thái Sơn có hỗ trợ doanh nghiệp tất cả các bước thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Hướng dẫn khởi tạo hồ sơ được tối ưu ngay ở trang chủ phần mềm giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện.
Bộ hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
– Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
– Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
– Mẫu hồ sơ doanh nghiệp đăng ký sử dụng: Tùy vào từng doanh nghiệp mà mẫu này có những nét đặc trưng riêng về màu sắc, đường vườn, vị trí hiện logo, … Phần mềm E-invoice hỗ trợ người dùng thiết kế mẫu hóa đơn riêng cho mình mà không phát sinh thêm chi phí.
Để được tư vấn thêm thông tin chi tiết về mẫu thông báo phát hành hóa đơn, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo số HOTLINE: 1900 4767.
4. Phương thức gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn lần đầu
Sau khi hoàn thành bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 phương thức để gửi đến cơ quan thuế:
- Cách 1: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng
- Cách 2: Nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng ngay để sử dụng E-invoice mọi lúc mọi nơi
5. Bạn có thể quan tâm
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn hiện đang là một trong nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín được nhiều doanh nghiệp trong nước cũng như khối doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài FDI lựa chọn để triển khai hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp. Thái Sơn cung cấp tới doanh nghiệp giải pháp hóa đơn điện tử Einvoice với nhiều đặc điểm ưu việt, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của doanh nghiệp cũng như đáp ứng được những tiêu chuẩn và quy định của pháp luật đối với một nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đạt chuẩn. Một số đặc điểm nổi bật của phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice có thể kể đến như:
- Tích hợp công nghệ bảo mật, chống giả mạo hóa đơn
- Tạo lập – Phát hành – Điều chỉnh – Thay thế – Xóa bỏ hóa đơn.
- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…
- Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan
- Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn
- Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên
- Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ
Một số tính năng nâng cao làm nên sự khác biệt của phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice của Thái Sơn so với các sản phẩm khác trên thị trường có thể kể đến như:
- Đa dạng hình thức tích hợp hóa đơn điện tử với những phần mềm quản lý có sẵn.
- Truyền nhận dữ liệu hóa đơn giữa nhiều điểm xuất hóa đơn, giữa nhiều cấp quản lý.
- Xử lý chính xác lượng hóa đơn điện tử lớn, liên tục 24/7.
- Tính năng phân quyền và quản lý nhiều cấp phù hợp mô hình tổ chức
- Cổng ký tiện dụng: Một chữ ký số dùng cho nhiều điểm xuất hóa đơn.
- Phê duyệt hóa đơn, gửi xác thực cùng lúc nhiều hóa đơn
Mô hình triển khai hóa đơn điện tử
Bên cạnh đó, đội ngũ hỗ trợ doanh nghiệp của Thái Sơn cũng vô cùng chuyên nghiệp, có thể hỗ trợ khách hàng hiệu quả và nhanh chóng triển khai hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp.
Tham khảo thêm tại: https://einvoice.vn/
Kết luận
Bài viết của Doanh nghiệp 4.0 đã giải đáp 5 vấn đề của doanh nghiệp khi thông báo phát hành hóa đơn bao gồm:
- Thông báo phát hành hóa đơn là gì?
- Thời gian nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử
- Mẫu hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử
- Phương thức gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn lần đầu
- Đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín mà bạn có thể liên hệ để nhận tư vấn
0 Comments:
Đăng nhận xét