5 lý do khiến doanh nghiệp thất bại khi triển khai hóa đơn điện tử

Hiện nay, các doanh nghiệp đang trong cuộc chạy đua triển khai hóa đơn điện tử do thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử sắp đến gần. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải 5 sai lầm sau đây

1. Không hiểu rõ các quy định về hóa đơn điện tử

Đây là một trong số những sai lầm khá phổ biến khi doanh nghiệp Việt Nam chưa trang bị cho mình một thói quen hiểu luật và nắm vững luật, dẫn dến những sai lầm đáng tiếc.

1.1. Tại sao cần nắm vững quy định về hóa đơn điện tử?

Các văn bản Pháp luật về hóa đơn điện tử là căn cứ pháp lý và hướng dẫn để mỗi doanh nghiệp thực hiện. Vì vậy, nếu doanh nghiệp không nắm vững các quy định thì có thể gặp các rủi ro khôn lường:

• Doanh nghiệp thực hiện sai quy định, gặp các vấn đề, rắc rối về mặt pháp lý, có thể bị phạt cảnh cáo hoặc các hình thức phạt khác nặng hơn, gây tổn thất về kinh tế, ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động của doanh nghiệp.
• Việc không cập nhật quy định kịp thời khiến doanh nghiệp chậm trễ trong quá trình chuyển đổi.
• Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử diễn ra không hiệu quả do không nắm được các hướng dẫn của Bộ Tài Chính.

1.2. Các quy định về hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp nhất định không được bỏ sót

Doanh nghiệp cần bám sát các Nghị định, Thông tư dưới đây về hóa đơn điện tử:

• Nghị định Số 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ ban hành ngày 12/09/2018. Trong đó, các nội dung về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được quy định cụ thể.
• Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp thực hiện một số nội dung trong Nghị định Số 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử trong cung ứng hàng hóa, dịch vụ.

Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

• Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính hướng dẫn doanh nghiệp khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử trong khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

2. Thiếu cơ sở hạ tầng để triển khai hóa đơn điện tử

Cơ sở hạ tầng là toàn bộ những điều kiện vật chất để phục vụ cho triển khai của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một điều kiện hạ tầng hoàn toàn khác nhau. Khâu phân tích, đánh giá cơ sở hạ tầng là vô cùng quan trọng để cân đối với nhu cầu của doanh nghiệp.

Trong quá trình triển khai, vì nhiều đơn vị đánh giá sai về quy mô của cơ sở hạ tầng và nhu cầu của doanh nghiệp dẫn tới những thất bại trong áp dụng hóa đơn điện tử:

• Phần mềm không đáp ứng đủ các nghiệp vụ mà doanh nghiệp cần sử dụng trong quy trình khởi tạo, chỉnh sửa, xuất và gửi hóa đơn điện tử.
• Doanh nghiệp không có đủ điều kiện hạ tầng để tiến hành chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, bao gồm: điều kiện về mạng Internet, hệ thống máy móc, thiết bị điện tử, hệ thống trung tâm để lưu trữ lượng lớn cơ sở dữ liệu trong thời gian dài.
• Phần mềm không tương thích với các phần mềm sẵn có của doanh nghiệp: phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán,… nên không thể tạo thành một hệ thống hoạt động ổn định, dữ liệu không được cập nhật, gây nhiều bất tiện cho doanh nghiệp.

Đánh giá sai về cơ sở hạ tầng là yếu tố dẫn đến triển khai hóa đơn điện tử thất bại. 

3. Vấn đề bảo mật dữ liệu vẫn chưa được các doanh nghiệp chú trọng

Khi đưa toàn bộ dữ liệu lên hệ thống trực tuyến, vấn đề an toàn bảo mật dữ liệu là vô cùng quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần hết sức lưu ý. Đặc biệt đây là những thông tin liên quan đến tình hình Tài chính – Kế toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp vẫn khá thờ ơ với vấn đề này.

Hậu quả của việc xem nhẹ vấn đề bảo mật dữ liệu rất khó lường, có thể gây tổn thất rất lớn cho doanh nghiệp:

• Bị đối thủ hoặc các đối tượng xấu xâm nhập và đánh cắp nhiều thông tin của doanh nghiệp, bao gồm: thông tin khách hàng, thông tin liên quan đến quá trình Tài chính – Kế toán nội bộ của doanh nghiệp. Đây là vấn đề rất đáng lo ngại, ảnh hưởng lớn đến toàn bộ doanh nghiệp.

Tình trạng mất dữ liệu do xem nhẹ vấn đề bảo mật khi triển khai hóa đơn điện tử.

• Không có biện pháp dự phòng, khắc phục và xử lý sự cố nên khi mất dữ liệu, không thể khôi phục lại dữ liệu hoặc nếu có khôi phục được cũng tốn kém rất nhiều chi phí và thời gian, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của công ty.
• Việc xem nhẹ bảo mật dẫn tới tình trạng hóa đơn không đảm bảo được sự minh bạch, dễ bị sửa dữ liệu hoặc hủy hóa đơn mà doanh nghiệp không thể kiểm soát.
• Tình trạng gian lận, khai khống hoặc làm giả hóa đơn cũng có thể xảy ra nếu hệ thống hóa đơn điện tử không bảo mật cao, ảnh hưởng đến uy tín của công ty.

Do vậy, an toàn bảo mật là vấn đề then chốt và ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp. Việc xem thường bảo mật dữ liệu là sai lầm nghiêm trọng và dễ dẫn tới những hậu quả khó đo đếm được.

4. Không thẩm định kỹ càng các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Việc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử được xem như nền tảng quyết định đến chất lượng toàn bộ quy trình kế toán của doanh nghiệp sau này. Tuy nhiên vì một số doanh nghiệp không tìm hiểu kỹ, dẫn đến những sai lầm trong khâu lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử.

4.1. Năng lực nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử không đủ

Năng lực nhà cung cấp là tiêu chí đầu tiên mà doanh nghiệp cần đánh giá và xem xét. Việc lựa chọn nhà cung cấp có năng lực không tốt có thể dẫn tới các hậu quả như:

• Nhà cung cấp không đảm bảo được về hệ thống kỹ thuật, thiết bị nên không lưu trữ được nhiều dữ liệu hoặc dữ liệu không được bảo mật, an toàn.
• Tốc độ triển khai hóa đơn điện tử chậm, không kịp thời hạn yêu cầu của Bộ Tài Chính hoặc triển khai gặp nhiều vấn đề sai sót.

Lựa chọn nhà cung cấp không uy tín dẫn tới triển khai hóa đơn điện tử chậm.

• Nhà cung cấp ít kinh nghiệm triển khai dẫn tới không cân đối được hạ tầng của doanh nghiệp và nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
• Tốn nhiều chi phí do không được tư vấn kỹ càng, mất nhiều khoản để triển khai mà chất lượng không tương xứng với giá thành.

4.2. Chất lượng của phần mềm hóa đơn điện tử không đáp ứng được yêu cầu

Trước hết, nhà cung cấp phải đảm bảo đem đến cho doanh nghiệp phần mềm hợp pháp, đã được Tổng Cục Thuế thẩm định cả về nội dung và hình thức. Việc lựa chọn phần mềm không có sự tìm hiểu, cân nhắc kỹ càng sẽ dẫn tới những khó khăn khó khắc phục sau này:

• Phần mềm hóa đơn điện tử không đáp ứng đủ các nghiệp vụ, không có đủ các tính năng kế toán cần dùng, kế toán khó khăn trong quá trình sử dụng dẫn tới quy trình kế toán ngày càng cồng kềnh và khó cải tiến.
• Giao diện quá phức tạp, khó sử dụng và không thân thiện với người dùng, tốn nhiều thời gian để thực hiện các nghiệp vụ cơ bản.
• Phần mềm không tích hợp được với các phần mềm có sẵn của doanh nghiệp: phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng,… dẫn tới dữ liệu không được đồng nhất, bất tiện cho kế toán, bộ phận quản lý khó kiểm soát dữ liệu liên quan giữa các khâu bán hàng và kế toán.
• Phần mềm không đảm bảo độ an toàn, bảo mật cao dẫn tới rò rỉ thông tin, ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh nghiệp.

4.3. Dịch vụ hỗ trợ không tốt

Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử là thường xuyên, liên tục nên dịch vụ hỗ trợ là vô cùng quan trọng. Đặc biệt là thời gian đầu khi doanh nghiệp mới chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.

Dịch vụ hỗ trợ không tốt sẽ dễ khiến doanh nghiệp lúng túng và gặp nhiều khó khăn trong việc chuyển đổi sang phần mềm hóa đơn điện tử. Kế toán không được hướng dẫn cụ thể, kỹ càng sẽ mất nhiều thời gian để làm quen và sử dụng thành thạo.

Đặc biệt là trong quá trình sử dụng, nếu đơn vị không có đội ngũ chuyên gia hỗ trợ 24/7, không kịp thời hỗ trợ các vấn đề phát sinh của doanh nghiệp sẽ dễ dẫn tới làm gián đoạn quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Do vậy, những sai lầm khi chọn đơn vị cung cấp không có dịch vụ hỗ trợ tốt sẽ dẫn tới những hậu quả làm ảnh hưởng đến tính ổn định quá trình vận hành của doanh nghiệp.

5. Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử vì giá rẻ

“Chất lượng tương xứng với giá thành”, vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn kỹ càng. Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất có thể sẽ tiết kiệm được chi phí ban đầu. Tuy nhiên, nếu xét về lâu dài rất có thể sẽ phát sinh các vấn đề sau:

• Phần mềm không hoạt động ổn định, hay trục trặc hoặc gặp các vấn đề rủi ro về dữ liệu.
• Phát sinh nhiều khoản phí khác sau khi triển khai, tính về lợi ích lâu dài thì doanh nghiệp bị thiệt hại nhiều hơn là được lợi.
• Nhà cung cấp giá rẻ nhất thường dễ xảy ra trường hợp kém uy tín, không đảm bảo xử lý được các vấn đề phát sinh khi sử dụng, ảnh hưởng đến hoạt động chung của doanh nghiệp.
• Nhà cung cấp kém uy tín sẽ không có cam kết bồi thường khi xảy ra rủi ro, dẫn đến doanh nghiệp bị thiệt hại nặng nề về mọi mặt khi xảy ra sự cố.

Kết luận

Như vậy, Doanh nghiệp 4.0 đã điểm 5 sai lầm mà doanh nghiệp Việt Nam thường xuyên mắc phải khi triển khai hóa đơn điện tử. Hy vọng bài viết đã đem lại những thông tin hữu ích đến quý độc giả.