Căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, hóa đơn đỏ hiện được áp dụng cho các đơn vị kinh doanh, tổ chức, cá nhân thực hiện kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động như: Hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nội địa; hoạt động vận tải quốc tế; hoạt động xuất vào khu phi thuế quan; hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài,…
>> Tham khảo: Điều kiện của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Trường hợp hóa đơn đã được người bán lập theo đúng quy định nhưng người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì cần xử lý theo các bước sau:
Bước 1: Hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc
Biên bản sự việc cần thể hiện rõ liên 1 của hóa đơn người bán đã kê khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu.
Bước 2: Làm báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn
Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn sử dụng mẫu BC21/AC, có thể làm trên phần mềm HTKK rồi nộp qua mạng cho cơ quan thuế hoặc làm bản cứng nộp trực tiếp.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Bước 3: Gửi bản sao hóa đơn cho người mua
Người bán sẽ sao chụp liên 1 của hóa đơn, người đại diện pháp luật ký, đóng dấu trên bản sao và gửi cho người mua.
Người mua được phép sử dụng bản sao hóa đơn này kèm với biên bản về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn để làm chứng từ kiểm toán và kê khai thuế.
Lưu ý: Hai bên phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
>> Tham khảo: Yêu cầu đối với thông tin kế toán quản trị.
Thông thường, hóa đơn đỏ (hóa đơn GTGT, hóa đơn VAT) sẽ được lập thành 3 liên, tương ứng với 3 màu là liên trắng, liên đỏ, liên xanh.
Do đó, khi xuất hóa đơn đỏ, kế toán doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:
– Kế toán phải kẹp 3 liên hóa đơn viết cùng 1 lúc để đảm bảo nội dung các liên là đồng nhất. Tuyệt đối không tách các liên ra viết riêng lẻ.
– Trên nội dung hóa đơn VAT, thông tin người mua phải được ghi đầy đủ, chính xác.
– Nội dung trên hóa đơn này phải đảm bảo không được tẩy xóa, sửa và phải được viết chỉ 01 màu mực.
– Nội dung hóa đơn đỏ khi viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết đè chữ lên nhau và phải gạch chéo phần còn trống.
– Số hóa đơn GTGT phải được lập liên tục theo số thứ tự nhỏ đến lớn.
– Thời gian ngày, tháng, năm sẽ ghi vào thời điểm phát sinh giao dịch hoặc khi đã hoàn thành giao dịch cung cấp hàng hóa hay dịch vụ cho người mua.
– Hình thức thanh toán được chấp nhận sẽ là tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Khác với hóa đơn đỏ theo phương thức giấy, các hóa đơn đỏ điện tử không hề có việc phân tách các liên.
Hơn thế, nhờ được áp dụng phương thức điện tử hiện đại, các hóa đơn đỏ điện tử giúp kế toán doanh nghiệp tiết kiệm thời gian lập – xuất hóa đơn, hạn chế tối đa các sai sót có thể xảy ra.
>> Tham khảo: Lũy tiến thuế TNCN là gì và biểu thuế lũy tiến.
Ngoài ra, Đối với thông tin người mua hàng, kế toán lập hóa đơn cần điền đầy đủ thông tin vào các tiêu thức sau:
– Họ tên người mua hàng: Phải là họ tên của người trực tiếp đến mua và thực hiện giao dịch này.
– Tên đơn vị: Là tên công ty của bên mua. Tên này phải trùng khớp với tên trên giấy phép đăng ký kinh doanh của bên mua.
– Địa chỉ: Là địa chỉ của công ty bên mua. Địa chỉ này cũng phải trùng khớp với thông tin trên giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
– Mã số thuế.
– Hình thức thanh toán: Kế toán khi viết hóa đơn đỏ sẽ dùng ký hiệu TM, CK hoặc TM/CK tùy trường hợp.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Trong đó:
TM: Là hình thức thanh toán bằng tiền mặt
CK: Là hình thức thanh toán bằng chuyển khoản
TM/CM: Là hình thức thanh toán chưa xác định
Lưu ý rằng: những trường hợp hóa đơn có giá trị trên 20 triệu đồng, bên mua bắt buộc phải lựa chọn hình thức thanh toán CK thì mới được áp dụng khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
Tại bảng kê chi tiết, kế toán viết hóa đơn phải điền đầy đủ thông tin vào cột: Số thứ tự; Tên hàng hóa, dịch vụ; Đơn vị tính; Số lượng; Đơn giá; và Thành tiền.
Trong phần này, kế toán viết hóa đơn đỏ cần lưu ý rằng:
– Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được quy định mã, kế toán bắt buộc phải ghi cả mã số vào.
>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử có bắt buộc không?
– Trường hợp các hàng hóa, dịch vụ cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu, kế toán phải ghi các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng dùng khi đăng lý pháp luật vào hóa đơn đỏ.
– Trường hợp là hóa đơn điều chỉnh thì phải ghi rõ điều chỉnh sai sót gì, tăng hay giảm, ký hiệu, ngày/tháng/năm.
Sau khi đã hoàn tất, nếu bảng kê vẫn còn thừa dòng thì gạch chéo toàn bộ phần còn trống đó, bắt đầu từ trái qua phải.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
0 Comments:
Đăng nhận xét