Khi sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức khởi tạo hóa đơn phải tuân theo một số nguyên tắc nhất định.
Các nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử đối với tổ chức khởi tạo hóa đơn đã được Bộ Tài chính quy định tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư 32 32/2011/TT-BTC. Cụ thể:
Trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì người bán cần thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Người mua cần nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua hay thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để truyền cho người mua.
Nếu hóa đơn điện tử được truyền qua trung gian, thì người bán, người mua, tổ chức trung gian và các đơn vị có liên quan phải có thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hóa đơn điện tử đó.
Tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định điều kiện đối với tổ chức khởi tạo và sử dụng hóa đơn như sau:
Người bán là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là các tổ chức kinh tế có sử dụng tới giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
>> Tham khảo: Hóa đơn với hàng tiêu dùng nội bộ.
Người bán có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản cũng như lưu trữ hoá đơn điện tử.
Người bán có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
Người bán có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
Người bán có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
Có các quy trình sao lưu dữ liệu hay khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu nhằm đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.
Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử như sau:
Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng
Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Theo Mẫu số 1, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Theo Mẫu số 2, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Hóa đơn mẫu (Do nhà phân phối giải pháp cung cấp)
Lưu ý:
Quyết định sử dụng hóa đơn và hóa đơn mẫu phải là bản Scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc)
Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “XML”
Chữ ký số để ký điện tử (Token).
Để tạo Thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML, doanh nghiệp cần đăng nhập vào phần mềm HTKK và thực hiện các bước sau:
Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành
Chọn “Kết xuất XML”
Điền các thông tin theo mẫu hóa đơn điện tửn”.
Bước 2. Nộp File thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML
Doanh nghiệp truy cập vào địa chỉ nhantokhai.gdt.gov.vn bằng trình duyệt Internet Explorer. Sau đó, đăng nhập vào hệ thống bằng mã số thuế đơn vị. Tích chọn mục “Tài khoản”. Chọn “Đăng ký thêm tờ khai”.
>> Tham khảo: Xử lý sự cố đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Đăng ký thêm tờ khai
Chọn “Thông báo phát hành hóa đơn” rồi nhấn “Tiếp tục”.
Sau khi đã đăng ký xong, doanh nghiệp nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử bằng cách chọn mục Tờ khai/Tải lên và chọn File thông báo định dạng XML.
Bước 3: Nộp quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu bản Word
Sau khi đã tải lên Thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thực hiện “Tra cứu” tờ khai thông báo phát hành hóa đơn.
Chọn File Word (File gộp cả bản Scan quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu) đính kèm và ký nộp.
Doanh nghiệp thực hiện tra cứu tờ khai thông báo phát hành hóa đơn sau đó tích chọn mục “Gửi phụ lục” để đính kèm File Word và cắm chữ ký số để gửi tờ khai.
Bước 4: Kiểm tra thông tin phát hành hóa đơn
Sau 02 ngày kể từ ngày đăng ký phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp phải thực hiện kiểm tra tình trạng phát hành.
Truy cập trang tracuuhoadon.gdt.gov.vn, nếu hiện đầy đủ thông tin hóa đơn nghĩa là doanh nghiệp đã được phép sử dụng hóa đơn đó.
Nếu không hiện đầy đủ các thông tin trên hóa đơn thì doanh nghiệp phải in bản cứng để nộp trực tiếp với Cơ quan Thuế.
>> Tham khảo: Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử ECN.
Nếu không có thay đổi về nội dung và hình thức phát hành thì kể từ lần thứ 2 trở đi, doanh nghiệp không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm Thông báo phát hành hóa đơn.
Cần lưu ý, doanh nghiệp không được phép sử dụng hóa đơn trước khi hoàn tất Thông báo phát hành hóa đơn để tránh bị xử phạt hành chính.
Trường hợp các doanh nghiệp mới thành lập hoặc đã thành lập một thời gian nhưng chưa phát hành hóa đơn thì Chi cục Thuế sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp đã từng sử dụng hóa đơn giấy hoặc tự in sẽ không cần qua bước này.
Kết luận
Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel: 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
0 Comments:
Đăng nhận xét