Khi xuất hóa đơn điện tử kèm bảng kê, bạn cần phải viết hóa đơn kèm bảng kê đúng cách. Các thông số trong bảng kê phải tuân theo yêu cầu nội dung bảng kê đã quy định trong Điều 19 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Theo đó, bảng kê của bạn cần phải có các cột thông số sau: Số thứ tự; tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng; đơn giá; thành tiền; cộng tiền hàng; thuế suất GTGT; tiền thuế GTGT; tổng cộng tiền thanh toán.
Ngoài ra, với những trường hợp hóa đơn điện tử chỉ có 2 mặt hàng nhưng khách hàng vẫn yêu cầu xuất bảng kê thì bạn vẫn có thể đáp ứng yêu cầu đó nếu hóa đơn đã lập phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hóa đơn và bảng kê ghi đầy đủ các chỉ tiêu theo quy định của pháp luật thì hóa đơn đó vẫn hợp lệ.
Lưu ý rằng, các mặt hàng có thuế suất GTGT khác nhau thì bạn phải lập hóa đơn GTGT cho từng loại thuế suất.
Tuy nhiên, hiện nay, để thuận tiện hơn cho việc xuất hóa đơn điện tử kèm bảng kê, các tổ chức, doanh nghiệp đã chuyển sang lựa chọn hình thức hóa đơn điện tử nhiều trang, vừa nhanh gọn lại vừa đảm bảo tất cả các cơ quan thuế đều chấp thuận.
>> Tham khảo: Thuế TNDN là gì? Tổng hợp một số quy định quan trọng.
Điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành đã quy định các nội dung cần ghi trên hóa đơn:
Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày…, tháng…. năm…”. Mục “tên hàng” trên hóa đơn chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng.
Các tiêu thức khác ghi trên hóa đơn thực hiện theo quy định của pháp luật (Chi tiết xem tại Khoản 2 Điều 16 của thông tư này).
Bảng kê do người bán hàng tự thiết kế sao cho phù hợp với đặc điểm, mẫu mã, chủng loại của loại hàng hóa, dịch vụ kinh doanh nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung chính như sau:
Tên người bán hàng, địa chỉ liên lạc, mã số thuế.
Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Trường hợp người bán hàng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng”, “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán (chưa có thuế giá trị gia tăng) đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Bảng kê phải ghi rõ “Kèm theo hóa đơn Số… Ngày… tháng…. năm” và có đầy đủ các chữ ký của người bán hàng, người mua hàng như trên hóa đơn.
Trường hợp bảng kê có nhiều hơn 01 trang thì các bảng kê phải được đánh số trang liên tục và phải đóng dấu giáp lai. Trên bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.
Số bảng kê phát hành phù hợp với số liên hóa đơn. Bảng kê được lưu giữ cùng với hóa đơn để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
Người bán hàng và người mua hàng thực hiện quản lý và lưu giữ bảng kê kèm theo hóa đơn theo đúng quy định.
Tại Khoản 2, Điều 4, Thông tư số 32/2011/TT-BTC Bộ Tài chính đã quy các điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử với các tổ chức khởi tạo hóa đơn như sau:
Phải là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
>> Tham khảo: Đối tượng không chịu thuế GTGT.
Phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
Phải có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
Có chữ ký điện tử theo đúng quy định của pháp luật.
Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
Có hệ thống lưu trữ dữ liệu đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
>> Tham khảo: Tổng hợp các quy định về hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Ngoài ra, nhằm chuẩn hóa điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử, giúp việc sử dụng hóa đơn điện tử được dễ dàng và hiệu quả nhất, Bộ Tài chính cũng đã quy định về vấn đề xây dựng, quản lý sử dụng hóa đơn điện tử theo các nguyên tắc và yêu cầu cụ thể. Điều này đã được quy định rõ trong Chương 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC.
Kết luận
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
0 Comments:
Đăng nhận xét